销售跟单改善方案

刘莉莉

  此次管理咨询改善的是一家纺织企业,它之前用了一个OA系统及小型ERP系统,现在为了管理的需求更换为大型ERP系统,同时对存在的部分业务流程不合理的地方进行优化和改善,鉴于对该企业保密的需要,部分信息做了修改。如下是对其生产跟单业务流程的改善方案:

  1.电话查询,费时又数据不准:将库存信息通过ERP系统共享,生产跟单可以直接通过系统来查询所需要的库存信息;

  2.只查询佛山库存,得到的库存信息不全,因此可能导致计划不准:在织厂设置健润现场仓库,并将该仓库纳入到ERP系统中进行出入库的管理,从而保证库存数据的全面性;

  3.虽然楼下胚布的质量要求不高,其只是相对订单而言,但并不说不需要质量,如果市场胚布在织造完后无需质检,对织厂保证质量失去了控制手段,对质量无保证:对应楼下市场部的委外加工的胚布也需进行质检,只是质检的要求没有订单客户的要求高;

  4.调胚申请单在OA系统中进行审批,仓库根据审批后的调胚申请单进行发布,即它只是发胚布的凭证,既要做调胚申请单,还要做出库码单,销售请购单本身就可作为发胚布的依据,调胚申请单显得有点重复工作:建议在打样调胚及做货调胚中将调胚申请单与出库单合二为一,直接在系统中进行出库单的审批流程,减少一个流程在两个系统的.运作及减少单据量,通过生产订单号可链接查询对应生产信息,满足了目前调胚单中的对应合同信息查询的要求,即减少了单据量;将“填制调胚申请单”去掉,拷贝销售请购单来直接生产对应的胚布出仓单,即简化作业也增加的业务流程的连贯性;

  5. 包装及验货说明没必要再单独做一张单据,即增加业务工作量,也使流程复杂化:在销售请购单体现包装说明,检验要求放在质检模块中作为检验参数录入.

  附:跟单文员年终总结

  忙碌的20xx年即将过去,充满希望的20xx年即将到来。回首在公司工作的半年时间,在各位领导的支持和各位同事的协助和配合下,爱岗敬业,恪尽职守,较好地完成了自己的本职工作和领导交办的其它工作。现将个人工作总结报告如下:

  一:半年的工作表现

  (一)接客户的订单,客户下单方式主要有电话(口头)、传真、E-mail三种方式。公司一般是以接传真的方式下单,在接到订单的时候要确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。

  (二)审单需做以下几点:品名规格、单价金额、数量、交期、、包装规格、出货方式和注意事项。

  (三)与客户的联系和沟通,处理客户下订单时所遇到的问题,跟踪货物的生产和发货,以及是货物在运输过程中的情况。

  (四)跟单文员的言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。对客户的要求和问题均做到有问必答。

  (五)客户的货款,在货物生产完成以后,及时通知客户准备货款,当货款到位以后,及时安排发货。

  (六)接到客户的样板和样油,及时下样品单,跟踪样品的打样,做好记录,及时安排样品的发出。

  工作中存在的问题和建议:

  (一) 经常会出现缺料的现象,导致货物生产不及时,影响交货

  日期。我建议采购部门能多跟踪缺料产品的原材料是否到货,到货后能及时通知生产部门及时生产。

  (二) 客户打款对公的账号今天打款今天不能及时查到,影响客

  户的交货日期

  (三) 色漆生产很慢,经常到了交货日期,色漆还没有生产来。

  我建议调色部门能提高生产效率,调色主管跟踪色漆的生产进度,生产完成后能及时通知跟单文员及时安排发货。