催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。
(1)标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号
(2)催款和欠款单位的名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
(3)催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。
(4)处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：
①要求欠款户说明拖欠的原因。
②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。
③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
(5)落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
催款函的作用
①查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的`对策和措施，协调双方的关系。
②催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。
③凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。
催款函的形式
①便函式：以信函的形式写作。
②表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。
催款函模板1
致：某某有限公司
尊敬的客户，贵公司于xxx 年5月20日与本公司签订一份编号为xxx052的《某某小额贷款公司借款合同》，贵公司作为借款人向本公司借款人民币2000000(大写：贰佰万)元，借款期限为六个月，从xxx年5月21日至xxx年11月20日，利率为月息2%，还款方式为每月付息，到期还本付息，付息日为每月20日。本公司已经依约履行了借款合同项下义务，根据借款合同的约定，贵公司应当在xxx年11月20日之前归借款本金人民币200000(大写：贰佰万)元以及最后一月的利息人民币40000(大写：肆万)元，以上共计2040000(大写：贰佰零肆万)元，请贵公司备足资金并于还款日18:00之前将相应金额支付至本公司账户，以免逾期影响贵公司的信用记录及在本公司的信用评级。本公司将真诚为贵公司提供信贷服务，与贵公司携手发展、共创辉煌、实现双赢。在保证诚信的情况下，本公司也希望在信贷方面能和贵公司再次合作。
某某小贷公司
xxx年8月14日
催款函模板2
致：某某有限公司
关于贵公司拖欠我方贷款事宜，本公司已经多次提醒贵公司及时偿还借款，贵公司虽然承诺还款但一直未履行承诺，鉴于贵公司的不诚信行为，本公司只好正式的通知贵公司，本公司将马上向贵公司采取严厉的追讨行动，这意味着本公司将采取一切可能的手段，包括但不限于委托专业的催收公司或律师进行催收。
我想这一结果是我们双方都不想看到的，因为这意味着贵公司不仅将支付全部的借款本金及利息，一旦启动法律程序，贵公司还需要负担律师费、诉讼费等费用，贵公司的社会声誉也会因贵公司的不诚信行为而降低，一旦留下不良的信用记录，本公司和其他信贷机构将会拒绝再给贵公司授信，这些势必会对贵公司的日常经营产生影响。
如贵公司不愿引起这些麻烦，请于12月30日之前一次性向本公司归还拖欠的本金、利息及罚息，截至12月20日，共计 。如贵公司未按期支付，本公司将采取一切可能的手段进行追讨，这些方式包括但不限于向法院提起诉讼、向媒体、社会、征信机构公布贵公司不履行义务信息、向政府有关部门举报等。另外，经本公司审查，贵公司在向本公司提供的贷款申请资料中提供了虚假资料并进行了不实陈述，涉嫌骗取本公司贷款，已经涉嫌刑事犯罪，本公司正整理资料及贵公司的违法行为向公安部门举报，依法追究贵公司的相应刑事责任。
某某小贷公司
xxx年12月22日