(一)批复的概念和特点
1.批复的概念
批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。
批复是用于答复下级机关请示事项的公文.它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。
2.批复的特点
(1)行文具有被动性
批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。
(2)内容具有针对性
批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级
机关贯彻执行。
(3)效用的权威性
批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有非常强的权威性。
(4) 态度的明确性
批复的内容要具体明确,不能有模棱两可的语言,使得请示单位不知道如何处理.
(二)批复的分类与写法
1批复的分类
根据批复的内容和性质不同，可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。
还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。
2.批复的写法
批复一般由标题 主送机关 正文 落款构成。
(1)标题
标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关、事由和文种构成。在事由中一般将下级机关及请示的事由和问题写进去;
还有一种完全式的标题是 发文机关 + 表态词 + 请示事项 + 文种，这种较为简明、全面和常用。
也有的批复只写事和文种。
(2)主送机关
主送机关一般只有一个,是报送请示的'下级机关.其位置同一般行政公文,写于标题之下,正文之前,左起顶格. 批复不能越级行文, 当所请示的机关不能答复下级机关的问题而需要向更上一级机关转报请示时, 更上一级机关所作批复的主机关不应是原请示机关, 而是转报机关. 如果批复的内容同时涉及其它的机关和单位,则要采用抄送的形式送达.
(3)正文
正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。
批复引语要点出批复对象，一般称收到某文，或某文收悉。要写明是对于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和文号可省略。
批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意，注意事项等都要写清楚。
批复要求(其实可以单独算做结尾)，是从上级机关的角度提出的一些补充性意见，或是表明希望、提出号召。如果同意，可写要求;不同意，亦可提供其他解决办法。
(4) 落款
这部分写在批复正文右下方, 署成文日期并加盖公章, 成文日期用汉字, 标全年 月 日, 零写为〇.
批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时，根据现行政策法令及办事准则，及时给予答复。撰写时，不管同意与否，批复意见必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其辞，模棱两可，以免下级无所适从。
同时批复必须有针对性的一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题。
需要指出的是，在全面推进依法行政的今天，“批复”这种带有较为明显的计划经济“人治”色彩的公文种类，各级行政机关应当慎用。从既有的批复定义和使用实际看，批复是“答复下级机关请示事项”时使用的文种。依法行政讲究职权法定，每个行政机关都有自己独立的法定职责，需要经过“请示”而为的事项越来越少，上级行政机关面对请示，要看是否有必要“批复”。对于应当由下级机关“依法独立行使职权”并独立承担责任的事项，虽有请示也不应批复(即使需要指导也应采用其他方式)。这一是便于明晰职权，分清责任，推进依法行政的需要，二是避免文牍主义，提高行政效率的需要，三是便于管理相对人寻求救济需要。
举例如下：
批复是答复下级机关请示事项的公文。有这样一份公文：
人文学院党委：
二OO三年×月×日你院的请示中所提出的增补人文学院党委委员的事项我们已经收到。经校党委七名常委在×月×日的常委会上反复讨论决定，并举手表决，最终一致通过。现将决定告之你们，我们原则上同意你们上报的两名同志为你院党委委员。
此决定。
中共××大学委员会
二○○三年×月×日
该文啰唆，表述不严密，不符合公文的要求，具体评析如下：
一、标题不规范
批复的标题一般采用“关于+主要内容一文书种类”的形式，因此该公文标题过于简单，表意不清。
二、表述不严密
在批复时，对有关事项的名称一般要单独、完整地表述。如“撤销×××的值班任务，改由×××野战医院担任;×××野战医院的值班任务不变”等语句，都是对批复内容准确而郑重的表述形式。因此，在对批复事项的表述中既要避免有些文种经常使用的指代形式，如“你部的请示中所提出的事项……”，更不可使用文学作品中常用的承前省、蒙后省等表述方法。在该文中，“你院党委委员”“两同志”等都必须写明具体名称。
三、批复的意见要明确
批复意见在“批复”中是核心内容，所以要特别注重其表达方式是否全面、准确地反映了首长、机关的意图。从批复的内容上表达批复意见主要有以下几种类型：
1.同意请求批准的事项;
2.不同意请求批准的事项;
3.部分同意请求批准的事项等。
在表达批复意见时应简要、明确地表明上级领导的意见，如“同意……”或“不同意……”，态度要十分鲜明，对于同意的事项通常应补充一些简短而必要的要求性语句。在不同意下级请示事项的批复中，则需用肯切的语词，简要讲明道理。对下级的请求意见，部分同意或部分不同意的批复，则更需要明确具体地讲清同意事项和不同意事项，并分别讲清原因理由，提出相应要求，同时还应把需要修改、补充、调整、说明的内容讲清。对尚不十分明确的问题，要尽量给予态度鲜明的答复，不能含糊其辞、模棱两可。本文中“原则上同意”，则表现了上级机关的含糊态度。
四、语言啰唆不简洁
公文写作要求简明，这里有两层含义：一是指公文的文字量要力求少，篇幅要尽可能短。二是语言文字要精练，不累赘，不重复，对那些可有可无的字、词、句，应当删去。要用最少的文字，准确严密地表达最丰富的内容。做到篇无累段，段无累句，句无累字。即每一段、每一句、每个字都有它存在的价值。本文“经校党委七名常委在×月×日的常委会上反复讨论决定，并举手表决，最终一致通过”一句中多有累赘之词。
五、结束语使用错误
批复的结束语只用“此复”或“特此批复”。有些批复以“此复”作结语，更多的批复不专设结语，仅以“要求”、“希望”代之。
该文中使用“此决定”不符合批复的格式要求。修改稿如下：
人文学院党委：
你院《关于增补×××，×戊×两同志为党委委员的请示》悉。经校党委常委会研究，同意增补×××，×××两同志为人文学院党委委员。
此复。
中共××大学委员会
二○○三年×月×日