浅析声明书公证的风险防范
什么是声明书公证?
声明书公证是公证机构根据当事人的申请，依法证明其声明行为真实、合法的活动。声明多体现在民事、经济交往过程中，它以声明人意思自治为原则，用书面形式来体现。声明书经过公证，通过证明声明人的真实意思表示，可以防止他人伪造、篡改或者冒名顶替，使声明书接受者和使用者消除疑虑。因为声明书系单方的法律行为，所产生的后果亦由声明人自行承担，所以公证机构在办证实践中对声明人的意思表示真实和民事法律行为的把握上都十分重视，而对声明书内容的合法性问题研判上有所忽视。有部分公证涉诉案件系声明书公证所引发，对公证行业而言，对此动向有必要予以重视和关注，并认真加以分析，笔者希望通过对声明书公证相关问题进行解析，得到一些启示，以更好地预防和化解办理声明书公证的风险。
一、声明书生效时间的判定
在公证处的实际业务操作中，声明书主要分为主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实四种，一般的声明书均自发表之时即生效，但放弃权利和承担义务的声明则需视其声明的时间而确定。如某债务人于2006年7月8日发表声明：“本人自2006年3月15日起对XX债务承担清偿责任”，那么此声明的效力应溯及到2006年3月15日，即从声明书所确定的时间起对上述债务承担清偿责任。也就是说如果发表声明的时间与所声称的时间不符，则以声称的时间为生效时间。类似特例的产生基于以下原因：一是当事人在诉讼过程已提交了放弃权利或承担义务的声明书证据材料，但法院在审理时建议当事人提供公证机构公证的声明书，以提高证据的效力;二是采证部门在审核材料时，要求当事人提供经公证的声明书，以判别声明书的真实性和合法性;三是第三方要求当事人提供经公证的放弃权利或承担义务的声明书，以增强声明内容的可信度和可靠性。需要特别注意的是声明书中所声称的时间如果是还未发生的时间，那么该声明应是无效的声明。声明书的内容只能是客观存在的事实，所声明的内容如果与事实(这里的事实是指推定的事实，如无相反的证据证明，则所声明的内容即为推定的事实)相符，那么该声明为有效声明，如果与事实不符，那么该声明即为无效，而在提前发表的声明中，则因所声明的时间还未发生，所声明的内容可能发生也可能不发生，即该声明所涉及的事实是一种不确定的事实，即使将来成为事实，该声明在发表时不可能推定出该事实，则该声明应属无效声明。如某声明人发表声明自愿放弃对XX不动产的所有权，而在发表声明时实际并未拥有不动产的所有权，那么该声明则是一个无效声明，就是以后合法取得了不动产的所有权，该声明仍然无效，要使声明书有效，必须在取得不动产所有权后另行发表声明。概括地说声明内容的时间只能早于或等于发表声明的时间，而不能对将来的事情发表声明，将来的事情是不可能推定其为事实的'。
二、声明书公证产生风险的主因和问题
在声明书公证办理过程中，可能因为声明书公证系单方法律行为，操作也较为简单，所以部分公证员对办理此项公证要求不高，把关不严，审查不细，由于主观上的轻视和一些客观因素，部分声明书公证就可能出现风险，并引发争议。声明书公证产生风险的主因和问题是：
1、声明书公证产生风险的主因
(1)办证理念和思维出现偏差。因为公证制度从初创、停滞到恢复、发展这一系列过程只有短短的二十几年历史，公证制度的逐步建立与完善也是一个从模仿到不断自我更新的过程，公证的理论体系和办证实践难免存在一些不成熟之处，对公证员而言，在办证实践中如果缺少一套完整的公证理论加以指导，办证理念得不到统一和澄清，在思维上容易出现偏差，这些偏差会潜移默化地表露在对法理的认识和实务的操作方面。
(2)实务操作的格式化造成公证人员思维方式的固定化。对单方法律行为所涉及的公证事项，办证操作即简单又固化，公证员的一些思维论证、法律推理等脑力劳动的付出根本无法得到充分的体现，长此以往，公证员在办理声明书类公证时易出现惰性的思维和机械的操作方式。
(3)转型期的社会有时功利性会占据主导地位，公证当事人为达到其个人的目的或谋取利益，会不择手段，因此虚假材料、冒名顶替、隐瞒事实等情况的出现也成为必然现象，这对于处在不断变动状态的公证业而言也容易出现风险。
(4)声明公证书的定式化不足以正确地概括该类公证的全部事实和内容，无法客观、公正地体现声明人办理该公证的全貌，包括当事人的意思表示、行为能力、事实内容等，同时定式化的公证书制约了公证员的思维和办证操作，公证业务的管辖又给当事人留下了可乘之机。
2、声明书公证容易出现风险的问题
(1)声明人的意思表示在形式上存在缺陷。声明书须体现的是声明人的真实意思表示，意思表示是声明人作出民事法律行为的核心要素和必备要件，无意思表示不足以成为民事法律行为，声明书体现的是声明人旨在设立、变更或终止一定民事法律关系的书面表示行为，因而声明书必须在公证员面前亲自作出。但是由于一些客观的因素，对于年老体弱者或不识字、不能签名者，如果在办证过程中所有公证材料上仅以盖章形式代替，未按手印并建立声明人的指纹档案备查，未拍照或者摄像，随着时间的推移，公证当事人或者利害关系人可能会以此为由向公证处提出异议，就很容易引发争议。
(2)对声明内容和提交材料审查不严。声明书公证要求提交的材料相对其他公证事项而言较少，在提交能证明公证当事人的真实身份、住所等材料的基础上，部分公证机构对声明所涉及的事实和内容须提交的相关证据材料要求不高，这可能与办证的理念有关，声明书公证一般都注重于意思表示和行为能力，对声明所涉及事实和内容只要不违反法律和公序良俗就可以，声明行为所产生的责任和后果也由声明人自己承担，所以对声明所涉及事实和内容，部分公证员在办证过程中论证思考不充分或者不严密。而那些缺少材料支撑的声明书公证非常容易被异议人找出漏洞，也极易引发争议。因为《公证法》颁布施行后，要求公证机构办理公证，应当遵守法律，坚持客观、公正的原则，公证员在办理声明书公证过程中，如果因为审查不仔细、论证不严密而导致撤证的情形发生，公证处仍然需要承担相关的责任。
(3)告知义务履行不充分。作为公证机构受理申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理公证过程中享有的权利和承担的义务。告知义务是公证机构及公证员的法定义务，不履行告知义务就违反了公证法定程序。在办理声明书公证过程中，因为涉及声明所需告知的内容较少，有的公证员在办证过程中对主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实四类声明书未加仔细研究，告知内容既简单又无针对性，有些内容应告知而实际未告知，这也可能会因未充分履行告知义务而导致公证当事人对声明内容及后果产生误解，并因此而引发争议。
(4)声明人用欺诈、隐瞒事实等方式骗取公证书的。部分公证当事人为谋取个人的私利采用欺诈和隐瞒事实等方式骗取公证书，一类是提交的材料均系真实，而公证当事人却是冒名顶替的，另一类是公证当事人身份是真实的，所提交的材料却是虚假或者经过篡改的。声明人用欺诈和隐瞒事实等方式骗取公证书后，如果声明所涉及的财产或者权利已经发生变更或转移，真正的权利人或者利害关系人一旦提出异议，公证机构将非常被动，上述情况也是公证处目前较难处理的一类问题。
(5)对权属处于待定状态的事实，公证处给予办理声明书公证的。有的声明人对将来可能发生的事实申请办理声明书公证，如前所述涉及到声明生效的时间问题，因为提前发表的声明中，则因所声称的时间还未发生，所声称的内容可能发生也可能不发生，即该声明所涉及的事实是一种不确定的事实，处于一种待定状态，即使将来成为事实，该声明在发表时也不可能推定出该事实，则该声明应属无效声明。公证处办理该类公证事项须严格加以把握和控制，如果因疏忽大意出具了公证书，将来也可能引发争议。
(6)声明书已经作出并办理公证手续，而当事人又翻悔或者要求撤销的。有的声明人已经就主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实发表声明并办理公证手续，但无正当理由又不能提出充分证据足以推翻声明书公证却又翻悔或者要求撤销的，从法律的严肃性和声明作出后将产生相关的法律责任和后果的角度分析，公证处不可能同意声明人的要求，因为当事人无正当理由又不能提出充分证据足以推翻声明书公证，公证处如果容许当事人随意翻悔或者撤销声明的，那么完全可能因当事人的翻悔或者撤销声明的行为引发争议，声明行为所导致的后果也会由当事人自己承担而转移为由公证处承担，同时影响到公证处的社会形象和公信力。
(7)声明人就同一事项在不同公证处取得公证书的。因为部分声明书公证既可以在当事人住所地、经常居住地、不动产所在地办理，也可以在行为地办理，有的当事人为达到其非法目的，钻公证管辖的漏洞，在某公证处办证不能达到其预期目的的情况下，又在其他公证处办证，有的是以公证书来否决公证书，有的是取得不同公证处就同一事项出具的不同公证书在同一部门使用，以达到其非法目的，这种不同公证处就同一事项出具的不同公证书极易引发混乱和争议，同时对公证机构也会产生不良的社会影响。
三、声明书公证须把握的基本点
从办证的角度去分析，公证机构办理声明书公证审查的内容和注意的事项主要有以下四个方面：
(1)声明体现的是声明人意思自治的原则，系声明人的真实意思表示，意思表示是声明人作出民事法律行为的核心要素和必备要件，同时声明人在办理声明公证时应具有相应的民事行为能力;(2)声明书是一种明示的书面表示行为，且必须是声明人在公证员面前亲自发表，而不得委托他人代理;(3)公证机构着重证明的是声明人的意思表示行为的真实性，对声明书内容一般不做核实(如公证员认为确有疑问需要核实的除外)，声明书发表后所产生的法律责任和后果均由声明人自己承担，但是声明的内容不得违反法律和公序良俗;(4)对涉及财产所有权变更、转移或者人身关系方面的声明，需注意审查声明的事实和内容，并进行必要的论证和核实，其目的在于防止欺诈等行为的产生和造成不良的社会影响。
四、如何防范声明书公证的风险
既然声明书公证在办理过程中可能因为审查不严或者操作不当而产生风险问题，作为办证人员有必要对此问题引起高度关注，办理声明书公证的风险问题可通过以下措施加以防范。
(1)不断提高办证人员识别虚假材料和辨别当事人真实身份的能力。在加强培训的基础上，办证人员需要多学习一些业务外的知识，力求通过仔细辨别、询问核实、相互印证、委托鉴定等多种手段杜绝虚假材料，正确辨别当事人的真实身份。同时建立提供虚假材料申请人的黑名单，充分行使不予受理和终止公证的权利。
(2)对年老体弱或者不识字、不能签名者，建议拍照、摄像并建立声明人的指纹档案，通过摄像等手段可以正确、真实地记录声明人在办理声明书公证时的具体情形，可以避免当事人或者利害关系人以不识字、不签名、对声明内容不明确或不理解等为理由提出异议。
(3)充分履行好告知义务，认真完整地做好谈话记录。公证员在办理声明书公证时，既要告知声明人的基本权利和义务，又要告知声明人在声明书作出后将产生的法律后果，以及声明人举证不实或陈述虚假应承担的法律责任，同时还应告知声明人在声明作出后，无正当理由又不能提出充分证据足以推翻声明书公证，不能随意翻悔或者撤销声明，声明书作出后所产生的法律责任和后果均由声明人自己承担。在谈话记录的设计中，除告知义务须充分履行外，对年老体弱、不识字、不能签名者，谈话记录需要详尽完整地记录相关内容，文字表述要正确到位，申请表、受理单、谈话记录、声明书、送达回执上均须按手印，尽可能杜绝用盖私章的方式代替签名。
(4)在公证行业内部建立网络信息平台，互联互通，沟通信息，以及时查询核实相关信息资料，防止当事人就同一事项在多处办证以达到其非法目的的行为发生。
(5)建议对涉及财产所有权变更、转移或者人身关系方面的声明拟采用要素式公证书格式出具。