1.用正式公文下发通知的会议，往往比较重要。写作的原则是：明确具体。即让接到通知的人员在思想上明确会议的各项要素，在行动上知道接下来该怎么做。下图中的通知既没有主送单位，又没有明确的参会人员，应该避免。
2.简明的会议通知应包含如下元素：召开会议的单位、会议主要内容，会议时间、地点、参加会议的人员等。这类会议通知，往往用一段话把以上要素包括在内即可。
3.还有一些比较正规、重要、议程较多的会议，往往还要明确参会人员的报到时间、地点、食宿安排等，有的还要写明会议的中心议题、主要议程，需要参会人员做什么准备等等。这类会议通知，往往在一个自然段里写不清楚，比较凌乱，可以分为几个要点来写。如：一、会议内容;二、时间及地点;三、参会人员;四、注意事项等等。
4.在格式上。正文前要顶格写通知发往的单位，正文后要注明会议组织者的联系电话。最后落款，注明发文单位、日期，有时要盖章，以示严肃、正式。
5.有的会议需要参会人员提交回执，可以在附件中规定回执格式，一般包括与会人员的单位名称、姓名、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等。有时为了便于外地人员参会，还要附带报到地点的交通路线、位置示意图等。
注意事项：
(1)应提前将通知下发相关单位、人员。一般会议提前两三天，重要大型的会议，需要提前一周乃至半月制发会议通知。
(2)会议通知的目的`是让相关人员能够顺利参会，内容要令人一目了然，不缺项漏项。
经常委会领导同意，定于xxxx年9月14日(星期一)下午2时30分，在机关办公大楼231会议室召开省十二届人大常委会第五十八次主任会议，会期半天。会议的议题如下：
一、研究提出省十二届人大常委会第二十三次会议建议议程，决定会议召开时间;
二、研究拟提交常委会审议的有关人事任免事项;
三、研究拟提交常委会审议的法规草案;
四、研究关于9个设区市开始制定地方性法规时间的决定(草案);
五、研究关于听取和审议省级政府关于2014年财政总决算和省级财政决算、本级预算执行和全省其他财政收支的审计工作以及2014年省财政决算审查等报告的准备情况;
六、研究关于听取和审议省级政府关于我省公立医院综合改革情况报告的准备情况;
七、研究关于审议省级政府关于防洪排涝审议意见落实情况报告的准备情况;
八、研究关于对公检法司机关司(执)法人员依法履职公正司(执)法情况的反馈意见;
九、研究关于饮用水水源保护跟踪检查审议意见落实情况书面专题询问的实施方案。
届时，请省人大常委会主任会议成员出席会议，请省人大各专门委员会主任委员，常委会各工作委员会主任、专职副主任，秘办成员，副巡视员列席会议，并请有关专工委根据会议议题做好相关准备。有关会议材料请于9月11日中午11时前交办公厅综合处汇总，由秘书处印发会议。
省人大常委会办公厅
xxxx年9月8日
省级政府办公厅，省高级人民法院、省人民检察院：
省人大常委会主任会议决定，省十二届人大常委会第二十一次会议于 xxxx 年7月28日上午在×××举行，预计会期3 天。
会议的建议议程为：一、听取和审议省级政府关于上半年全省经济社会发展情况和下半年政府工作的报告;二、审议省级政府关于上半年我省国民经济和社会发展计划执行情况与下半年主要工作的报告;三、听取和审议省级政府关于浙江省xxxx 年1至 6月财政预算执行情况的报告;四、听取和审议省级政府关于xxxx 年省级地方政府债券预算调整草案的报告;五、听取和审议省级政府关于我省大气污染防治工作情况的报告;六、审议《××省人民代表大会常务委员会关于确定××等九个设区的市人民代表大会及其常务委员会开始制定地方性法规时间的决定(草案)》;七、审议《××省人民代表大会常务委员会关于部分设区的市人民代表大会换届选举时间的决定(草案)》;八、审议《××省组织实施宪法宣誓制度办法(草案)》;九、审议《××市城市房地产开发经营管理若干规定》;十、审议《××市生活垃圾管理条例》;十一、审议《××市公路条例》;十二、审议《××市人民代表大会常务委员会关于废止〈××市农副产品集贸市场条例〉的决定》;十三、审议《××市房屋使用安全管理条例》;十四、审议《××省流动人口居住登记条例(修订草案)》;十五、审议《××省专利保护条例(修订草案)》;十六、书面审议《××省人大代表团出访日本英国匈牙利情况的报告》;十七、书面审议《××省人大代表团出访韩国意大利葡萄牙情况的报告》;十八、审议人事任免及其他事项。
会议期间将安排3 次全体会议和1次联组会议。一是7月28日上午，举行第一次全体会议，听取关于我省大气污染防治工作情况的报告、3 个决定草案和办法草案的说明、报批法规审议结果报告以及人事任免事项的说明;二是7月29日上午，举行联组会议，审议我省大气污染防治工作情况的报告;三是7月29 日 下午，举行第二次全体会议，听取关于我省经济社会发展情况、预算执行情况、债券预算调整草案等3 个报告，以及关于初审法规草案的说明;四是7 月30 日下午，举行第三次全体会议，表决有关议案。会议具体安排请参见省十二届人大常委会第二十一次会议日程草案。
请省级政府负责人、省高级人民法院院长、省人民检察院检察长列席会议。根据会议建议议程，请省级政府办公厅、省发改委、省经信委、省教育厅、省科技厅、省公安厅、省财政厅、省人力社保厅、省国土资源厅、省环保厅、省建设厅、省交通运输厅、省农业厅、省商务厅、省审计厅、省工商局、省质监局、省统计局、省法制办、省物价局、省能源局、省知识产权局、省编办、省国税局、××海关、人行××中心支行、××银监局主要负责人列席常委会会议。上述单位主要负责人没有特殊情况应依法列席;如要请假，请书面提交请假报告，经省人大常委会领导同意后方可委托相关副职列席。
请你们认真做好如下工作：
一、请根据会议建议议程，准备省级政府关于上半年全省经济社会发展情况和下半年政府工作、上半年我省国民经济和社会发展计划执行情况、上半年财政预算执行情况、xxxx年省级地方政府债券预算调整草案、我省大气污染防治工作情况等5个报告，并于7 月 23 日前将报告签发稿(含电子稿)送省人大常委会办公厅综合处(联系人：×××;电话：0571 - ×××××××)。为落实“三严三实”要求，体现良好会风，根据《关于进一步规范省人大常委会会议和主任会议文件篇幅与汇报时间的意见》的规定，一般专项工作报告字数原则上不超过 5000 字，口头汇报时间不超过 20 分钟，综合性较强的或者以三级联动方式开展的监督议题相关报告原则上不超过 8000 字，口头汇报时间不超过30分钟;法规草案的说明原则上不超过 3000 字，汇报时间不超过 10 分钟。请认真予以落实遵守。
二、请根据会议日程，安排省级政府、省高级人民法院、省人民检察院负责人列席3 次全体会议和 1 次联组会议，落实有关领导在7月28 日上午第一次和 7 月 29 日下午第二次全体会议上作有关报告和人事任免报告的说明，并请省财政厅×××厅长在7 月 29 日下午第二次全体会议上作关于上半年财政预算执行情况、xxxx 年省级地方政府债券预算调整草案等 2 个报告，请省公安厅主要负责人在 7 月 29 日下午第二次全体会议上作关于《××省流动人口居住登记条例(修订草案)》的说明。
三、列席会议和作报告、说明的人员名单，请于 7 月 23 日 下午 5 时前告省人大常委会办公厅秘书处(联系人：×××，×××;联系电话：0571 -×××××××)。
列席会议的人员，请着浅色衬衫于 7 月 28 日 上午 9 时前到省人民大会堂省人大常委会会议厅参加会议。7 月 29 日 下午的第二次全体会议将进行网络视频即时直播，届时，请注意维护会场秩序。
附：省十二届人大常委会第二十一次会议日程(草案)
××省人大常委会办公厅
xxxx 年 7 月 17 日