会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的，具体表现有：
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等，使人很难了解会议的全貌。
三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外)，给保管和利用带来不便。
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者，每次开会时临时找几张稿低记录，过后就不知去向了。
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
会议记录一般由三部分构成。
1.会议标题。记录标题很重要, 如会议记录不写标题, 查找所需材料就费时费力, 很不方便。
2.会议组织情况。这部分写在会议标题之后, 在会议开始前, 把会议的有关情况写好。它主要包括:
(1)开会时间。要写明具体的年、月, 日, 同时还要写明是上午、下午, 还是晚上, 有的会议还要写明某时某分。
(2)会议地点: 要写明在何处开的会。如: “ 某某会议室”等。
(3)会议主持人。一般直书姓名, 必要时可写明职务。
(4)会议出席人。即出席会议的正式成员, 按排列顺序列出。
(5)会议列席人。即不是会议正式成员, 由于工作需要而参加会议的人。
(6)缺席人。可单独作为一条, 要写出缺席人的姓名和缺席的原因, 也可以写在出席人、列席人的项目中, 在括号内注明某某人因何故缺席,如“ 某某因公出差” 、“某某因病住院请假” 等。
(7)记录人。写明记录人, 一是说明会议记录内容的真实性; 二是表示对记录内容负责。
在记录中凡涉及到人名的要写全姓名, 不能只写姓不写名, 也不能只写姓加职务或职称。
会议记录应采用统一制发的专用会议记录本或记录纸, 会后要立卷归档。
3.会议进行情况。这部分是会议记录的基本内容, 一般包括三个方面。
(1)会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录( 多项议题的会议要用数码依次标出, 以便于会后利用查找) 。
(2)与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映, 记好这部分内容十分重要(会议发言要按照发言顺序记录, 发言人姓名要写在段首, 后面即记录发言内容) 。
(3)会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。这部分是会议成果的综合反映, 是会议记录的主体。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据, 也是日后备查材料中最重要的材料, 记录者必须认真、仔细地作好记录。
会议进行情况还包括休息、散会等, 也要记录上。
会议记录的方法有两种:
一种方法是摘要记录, 就是择其要点而记, 不是有言必记。这种记录方法不要求把每个人讨论时的发言都一字不漏的记录下来, 而是着重记录发言要点, 会议结论、决定和决议。摘要记录要求记录者对发言内容必须迅速作出分析判断, 哪些应记, 哪些可不记, 适当进行归纳, 扼要地记下重点。
另一种方法是详细记录, 就是要求把所有与会者的发言尽可能地全部记录下来, 做到有言必录, 包括发言中的插话等, 都要详细记录, 不能有取有舍, 更不能只记结论。详细记录要求记录者最好会使用速记, 如不会速记, 可对通用词汇采取简化方法记录, 会后予以补正。涉及到文件名称或便于查找的文件, 也可先省略后补齐。
在条件允许的情况下, 可辅以录音机, 这样的记录更完整、准确。如果没有录音设备, 或不允许使用录音设备, 记录人又没有速记技能, 应配备二至三人进行记录, 以便会后核对补正。记录人对会上没有听准确或者发言表达不清的地方,要及时找有关人员核对。总之, 要尽最大努力,保持记录的'完整性和准确性。
1.会议记录必须真实、准确、全面、完整, 不能随意增删改动, 速记要忠实原话, 段落要清楚, 文字要准确, 特别是表决时, 赞成意见、分歧意见、反对意见和保留意见等, 都要尽量写原话, 把会议情况真实地记录下来。
2.会议记录要妥善保管, 不得外传或遗失。
3.印发整理后的会议记录, 须经发言人核实。
4.会议记录的整理, 要做到语言文字规范化, 不能更改原意。
5.记录人员在工作中要模范地遵守保密纪律, 不能随意泄漏会议的内容, 要养成保守机密的习惯。
1 . 要有高度的政治责任感。在工作中要做到一丝不苟, 不出现遗漏差错。会议上不论讨论什么问题, 记录人员都要守口如瓶, 决不可提前向无关人员透露。要做到这些, 必须有吃苦耐劳的精神, 实事求是的精神, 争分夺秒的精神, 对工作负责到底的精神。要不断增强保密意识, 要有高度的政治责任心。
2 . 要有较强的听知能力。记录人员在会议中始终处于被动的地位, 既不能滞后, 也不能超前, 精力必须集中, 耳、脑、手都要紧跟发言人的讲话, 因此, 记录人在听别人发言时, 要有灵活的反应力, 深刻的理解力, 牢固的记忆力, 准确的判断。如果记录人员没有这些听知能力, 就难以迅速判断要义何在, 难以将需要记录的东西记录下来。
3 . 要有较强的写记能力。会议记录人员的任务就是把会议上的发言变成文字材料, 必须有迅速地将其发言用文字符号现于纸面的本事。记录人员要具有较丰富的知识, 既要写得快, 又要写得清楚, 要会用记录符号记录, 要掌握一些记录技。
以上三个方面是会议记录人员应具备的基本素质, 否则是不可能作好会议记录的, 所以,会议记录人员平时应注重学习, 多加练习, 在工作实践中不断提高自己的政治素质和业务素质, 这样就一定能较好地把会议记录工作做好。