1、餐具：存放食物的用大型陶瓷或玻璃餐盘。客人食用的可以为一次性制纸餐具。
2、菜肴：以一口大小为主的菜肴为主，可以有肉块、蔬菜色拉和拌面炒饭等。
3、饮品：简单的可以直接购买大瓶饮料。复杂的可以自行调制后用大壶。
4、安全：食物必须保证新鲜，餐具必须保证安全。
5、卫生：要准备多个大型垃圾桶给客人丢弃餐具。
6、环境：需要准备一些高脚桌以便客人可以放置餐盘。
7、服务：必须安排专人负责菜肴及饮品的添加及更换。
以上是基本的要素，可以根据不同的要求，添加一些会议要素。
准备工作
(1)根据冷餐会通知，了解出席客人的`国籍，人数，用餐标准，举行时间，有何禁忌，然后设计好台样，专人准备餐具。
(2)根据要求和台样，布置菜台等，会场布置花草盆景。
(3)根据指定供应的酒水品种，备齐备足玻璃皿。
(4)一般200客以下的冷餐会，需要安放一只中心菜台(约同10-12只方桌面积)，一只点心台，一只水果台，一只酒水台。
(5)冷餐会一般不设座位，但可根据要求在中心菜台的四周安放一些小台和椅子，或布置主宾台。
(6)在客人到前1小时，将一切准备工作做好。
铺 台
(1)各种餐台包括主宾台都用台裙围边，台裙要清洁烫平，别针针尖不能外露，台裙要遮住台脚，台子正中要放鲜花花篮。
(2)餐盘放在中心菜台两头居中，餐刀在右，餐叉在左，也可适当放些筷子套，餐盘和餐具，上用餐巾覆盖，餐盘数和餐具应略多于预定客人数。
(3)放台料：盐、胡椒，牙签，餐巾纸等。
(4)冷餐会菜肴品种一般在20种以上，另外可备几只造型菜，包括大型食品精雕，以增添氛围，菜肴的一般摆法：造型菜正中主菜放中央，其他菜肴一色两盆，对称摆放，做到荤素色彩搭配均匀，热菜应置于保暖炉上。
(5)水果台铺放水果刀。
(6)点心台铺放骨盆和点心叉。
服 务
(1)服务员在入口处迎宾，主办单位应列队主持迎宾，酒水服务员应及时上前送上酒水。
(2)专人察看客人进餐情况，添加菜肴，整理菜盆和取菜餐具，当大餐盘内食品用到一半时，即应添满。
(3)可根据要求在冷餐会进行中分派酒水和小吃，并说：“请”。
(4)服务员要勤巡视，多观察，主动为客人服务，服务员要及时收拾脏杯脏盘，并随时保持收餐台和餐桌的整洁卫生。巡视过程中不得从正在交谈的客人中间穿过，更不能打断或打扰客人的交谈，若客人互相祝酒，要主动上前等待斟酒，并就说：“对不起，请让我过去一下，谢谢。”
(5)主人致词祝酒时，要专门安排一名服务员为其送酒，其他服务人员则分散在客人之间为客人送酒，动作要迅速敏捷，保证每位客人有酒或饮品在手。
(6)如主人去各处轮流敬酒，应专人用托盘拿好酒瓶，随行倒酒。
(7)客人取食品时，服务人员要主动送碟、盘，帮助客人取食品和分送食品，还要注意菜食的数量，不足时，要及时补充，但要注意节约，随时保持食品装饰的形态美观、整洁。
(8)服务员即要坚守岗位，又要相互协作配合。
(9)迎宾，送宾均按宴会服务程序。