关于进一步规范公文处理工作的通知
各单位:
为提高公文质量和工作效率,现就进一步规范公文处理工作通知如下,请认真贯彻执行。
一、学校常用公文的种类
学校常用的公文种类主要包括:
1、 决定:用于对重要事项作出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不合适的决定事项。
2、 通知:用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
3、 通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流重要情况。
4、 报告:用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。
5、 请示:用于向上级机关请求批示、批准。
6、 批复:用于答复下级机关的请示。
7、 意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。
8、 函:用于机关之间商洽工作,询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
9、 会议纪要:用于记载、传达会议情况和议定事项。
10、其他如工作总结、计划、规划、调查报告、会议记录、会议讲话等。
二、文种选择上应注意的事项
1、上行文要注意区分“请示”和“报告”。常见错误主要表现为“报告”中夹带“请示”。二者区别在于“报告”是现在时、过去时,“请示”是将来时;“报告”有去无回,上级机关阅知即可,不作批复,“请示”有去有回。为便于上级机关答复,应提供联系人姓名和电话。
2、注意区分“请示”与“函”。常见错误主要表现为以函的`形式作请示,函不能对上级使用,是不相隶属机关之间使用的文种。对教育厅下属处室或聊城市有关职能部门行文可以用函。
三、公文格式上应注意的事项
1、 上报公文标题中必须标明单位名称和公文种类,如“聊城大学关于XX的请示”。
2、 标题为黑体小二号字体,正文为小三号字体,其中,一级标题为黑体,二级标题为仿宋加粗,三级标题为楷体,其它皆为仿宋体。
3、 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”,第五层为“①”。序数可缺层选用,但不得颠倒使用。
4、 每页应插入页码,页码居中;每段段首空两个字,行间距设为25-28磅。
5、 落款应包括单位名称和日期。日期中数字用现代汉字表述,“0”用“○”,如“二〇一〇年五月十八日”。
6、 公文中的数字,除日期、部分结构层次序数和在词、词组、专用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他应使用阿拉伯数字。
7、 引用公文应当先引标题,后引发文字号。如《聊城大学“十二五”发展规划》(聊大发?2011?1号)。同时,注意避免写成《聊城大学“十二五”发展规划》(聊大发【2011】1号)
四、其他注意事项
1、公文行文应使用现代书面语言,语言要庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范,不用口语词、方言词、生造语词等。句子含义完整确切,具有较强的独立性,过渡句少。在修辞方面,追求准确鲜明,质朴平匀、精炼顺达,反对含糊暖昧,繁冗堆砌;以消极修辞为主,重在选词炼句,慎用修辞格。
2、单位负责人须对上报公文严格把关,切忌出现文种错误、文体不符、逻辑结构混乱、病句、漏字、多字、错别字等现象。
3、上报请示时,要注明联系人和联系电话,一般为单位负责人信息。
4、拟办单位要认真填写发文稿,需要填写的内容包括:文件标题、附件、拟办单位、拟稿人、部门负责人会签、审签(即分管校领导签字)等。填写时用黑色钢笔或签字笔。