外贸年度工作总结

秦风学

  6月份大学一毕业我就来到了万达,来到了外贸部这个大家庭。这是我的第一份工作,也是至今为止的唯一做过的工作。很庆幸,这份工作是和我的专业是相关的,可以运用之前学过的专业知识,做起工作来也会比较容易些。但是真正在实践中,还是有很多课本里学不到的东西需要我们去一点点学一点点累积。下面是我半年来从不同的方面总结出来的心得。

  一、熟悉产品

  来到公司首先做的就是熟悉产品。做业务的最重要的就是要对所销售的产品十分了解。我们销售的产品是轮胎。轮胎分为全钢的和半钢的,我所在的工厂是全钢胎的工厂,主要生产载重胎和工程胎。而我现在的分组是在载重胎的非洲区域。以前没有接触过轮胎只知道轮胎大小不同,不同的车按不同的轮胎。现在接触了才发现原来轮胎也是有很大的学问的,不仅是有规格大小的区分,还有各种不同的花纹,轮胎花纹的作用是使车辆与路面之间有良好的抓着力、确保车辆的牵引性能、防滑性能,以及轮胎的散热性能。不同的路面,不同的车辆,不同的轮位使用不同的花纹。

  花纹主要有普通花纹,越野花纹和雪地花纹。其中普通花纹又分为纵向花纹、横向花纹和纵横兼有的花纹。纵向花纹的轮胎,其胎面花纹走向是按轮胎周向排列。这样可以使轮胎的滚动阻力小,高速性能好,操纵性、稳定性、安全性优良,防侧滑能力好,噪音低,舒适安全,适用于路况较好的.道路和高速公路。缺点是牵引性、制动力差,而且使用中易出现花纹沟底裂口的质量问题。横向花纹轮胎,其胎面花纹按轮胎轴向排列。具有制动力额牵引力、耐切割性能、耐磨性能好等优点。但是容易侧滑、易发生异常磨损,而且滚动阻力大、噪音高,告诉性差。适用于一般路面、混合路面和非正式路面,一般安装于运输车辆的驱动轮位。越野花纹专门适应干、湿、崎岖山路和泥泞、沙地等无路面条件下适用的轮胎胎面花纹。了解不同的花纹的用途对于销售有很大的帮助。

  除此之外,当轮胎损坏客户要理赔时,要分析出事什么原因造成的,是使用不当造成的还是轮胎在生产不当造成的质量问题。要及时和客户沟通,教给客户正确的使用方法和鉴别方法。

  二、做单据

  作为业务助理最主要的一项工作就是做单据,单据最主要的就是要认真仔细不能出错。从录订单到做交单的所有单据都需要认真仔细的去做。需要注意的地方有很多,我们公司用的操作系统是海易,所有的工作都在这个平台上去实现。虽然提高了办事效率但是也有很多需要注意的地方。比如说录制订单时首先要选择商品名称,然后再去选择具体的规格。否则很容易出错,而且操作起来也很麻烦。这里尤其要注意的是看好是哪个层级的,客户要的是哪个层级的。选错层级如果客户不接受的话,最终会造成重大损失。订单录制好了,确认无误,和客户也洽谈好了就可能生成合同了。

  除了订单合同就是箱单发票和原产地证。发完货之后先在系统里做发货确认,对应好实际发货的数量和价格,根据场站的信息填上装箱明细,这时候箱单发票也就在系统的订单制作里能打印出来了。根据客户的要求再做相应的调整。注意是信用证项下的就要严格按照信用证的要求做,比如说信用证里要求货描应该写什么,箱单发票里和其他的单据里的货描也都应该严格按照信用证里的写,一点都不能有误。因为信用证项下的单据要求单单一致,单证一致。否则造成不符点会造成巨大的损失。客户和银行会以单据不符为由而拒绝付款。

  非洲区域大部分的付款方式是信用证,信用证项下做单据时需要注意的几点有:

  (1)信用证一般都会要求在所有提交的单据里显示该信用证的号码。

  (2)货物描述在信用证里一般有明确的描述,所有单据按照信用证里的填写。

  (3)有特殊显示要求的,不要落下。

  (4)弄清信用证里要求准备哪些单据,每种单据需要几份正本几份副本。

  (5)最重要的一点是注意信用证里要求在船期后多少天之内交单,一般是21天。在船期后21天之内必须将所有单据准备好交给中行。开船后尽早的向货代要来提单准备单据。

  信用证之外阿尔及利亚的DZ客户单据要求除了箱单发票产地证、提单之外还有三个证明。而且还有品质证需要做。

  三、备货、发货

  备货和发货主要是一个流程问题。下面边介绍流程边说要注意的问题。自合同生成之日起,催促客户交预付款,然后就是备货发货了。提前让计划员排产,定下来是哪天发货就立马写商检。这里尤其要注意的是阿尔及利亚的,因为阿尔及利亚的都需要做品质证。商检做了多少就必须要发多少,一条不能多一条不能少。批次号出来了就做标签。赶在发货之前将标签做出来。提交发货需求,每天看库存,看需要发的这几个规格库存是多少,每天的产量是多少。催促计划员分配好发货计划。如果是FOB下的贸易方式那由客户订舱。我们可以帮客户询价,推荐一个价格最低的货代给客户。如果是CIF或者CNF的则需要我们自己来订舱。询问3家以上的货代和船公司,将他们的海运费和港杂费问清楚,比较选出一个价格最低的来定。

  货备好了,在海易系统里将订舱的信息填写完毕。就打印出来了我们每天都要用到的发货通知,我们都称之为小单子。发货的信息都显示在上面。留着这个小单子,以后想查询什么信息都能用到。将这个单子送到计划员,客户派车的,投保的,报关的还有财务那边。任务到这还没完成,我们还要时刻盯着,车什么时候来,货什么时候够。一定要在截单之前装完货,否则就产生改单费了。有个改单费还好比较正常是几百块钱,但是有的改单费就非常贵是按美金收的。如果当时不知道情况想着改单没问题那就不好了。有时候和货代沟通一下可以将截单和截港的时间往后延一下。当然得看具体哪个船公司。一般马士基的比较严格。改单费既高,截单时间也不好延长。在整个发货的过程中我们要及时的与客户沟通,让客户知道事情的发展情况,有问题可以及时解决。

  四、接待客户

  国外客户接待在国际贸易业务中有着极为重要的作用,它体现一个公司的管理制度、综合素养和商务形象。一次准备充分,适时,出色的接待能让客户记忆深刻,不但给公司节省谈判成本,同时也为后续的开展奠定良好的基础。最为一名业务助理,帮助业务员做好接待工作也是非常重要的。既能让客户满意,自己也能学到一些经验。以下是我的一些个人总结。首先在客户到来之前通过电话或者邮件联系客户,确认流程(来访人数,之为,性别,详细的时间,来访的目的)。并做好派车接送。派餐以及安排住宿等。客户到来的当天申请会议室,准备好宣传资料。客户和业务员洽谈或者与领导洽谈要认真做好笔记,了解客户的需求和以后的合作情况。客户临走时将准备好的礼品赠送。

  总结:20xx年即将过去,新的一年很快来临。在万达工作了这么长时间,学到了很多东西。在与人沟通和工作技能上有所提升,发现自己的缺点并及时改正。下一年工作要更加努力,用最饱满的热情迎接新的一年。