展会招展策划书

王明刚

展会招展策划书

  一、 产业发布特点

  二、 展区和展位划分

  三、 招展价格

  四、 招展分工

  五、 招展代理

  六、 招展宣传推广

  七、 编制展会招展函

  八、 展位营销办法

  九、 招展预算

  十、 招展进度计划

  一、产业发布特点

  可以说明“户外”的将来发展形势。国家统计局,旅游局资料:2000年5月第一个“五一”黄金周至2002年10月第六个黄金周出游3.8亿人/次,收入是1525亿元,平均每次不足7千万人/每黄金周,收入不足2.6亿/次。到了2004年黄金周五一和十一出游人次分别是1.04亿和1.14亿,收入分别为390亿和398亿,增长速度之快那人非常欣喜。 “户外”这个体育用品行业目前在国内运动用品里面,它仅仅是很小很下的一部分,我们国内的“户外”只占整个体育用品市场的千分之一,这是一个很可怕、很可悲的数字。从我们了解的欧洲或者美国甚至我们隔壁的韩国和日本来看,“户外用品”竟占了运动用品15-20%。 通过十几年的发展直到今天,国内“户外”体育用品在北京、成都、深圳、长春、广州、昆明、杭州、西安甚至包括桂林这种小地方,每个城市都已经超过了30家店。 现在,在中国市场上国际国内“户外”品牌一共约有120个,这些品牌中能够在商场,尤其在大型商场设立专柜能够生存下来的不足十个品牌,可以说是寥寥无几。以业绩排大约是:奥索卡、The NORTH FACE、哥伦比亚、CONNA、日高、生活无限.探路者等。而且各个国内品牌的知名度并不高。人们对旅游用品的认识并不深,本次展会加深人们对旅游用品的认识,促进参展商与采购商对接。

  旅游用品与当地经济和旅游的程度有很大的相关性,在经济越发达的地方人们越有出门旅游的心里需要。而旅游风景区需要旅游用品。旅游用品大部分是在经济发达的或者旅游较多的地方。海峡两岸的气候、风景、人文景观不同也早就了旅游用品的需求上不同,这也造成了本次展览会的展区划分按地域。海峡两岸的浙江、江西、福建、台湾是旅游大省也是经济发达的地带。福建主要集中在闽南地区,主要在泉州厦门等地。

  二、划分展区和展位

  本次展会展区和展位的划分根据展会的展览题材和展会定位。

  根据交通与方便,本次展会选择在A层展览,本次展会要划分6个展区,展位320个,展区分别为福建省旅游服务展区、福建省旅游产品展区、台湾省旅游服务展区、台湾省旅游产品展区、邻省旅游服务展区、邻省旅游产品展区。其中福建省旅游服务展区70个、福建省旅游产品展区100个、台湾省旅游服务展区40个、台湾省旅游产品展区50个、邻省旅游服务展区20个、邻省旅游用品展区40个。

  三、招展分工

  本次招展代理划分7个代理商,根据代理商的划分,办展机构成立7个区域在招展机构,分别是闽南、闽北、闽西、台湾、广东、浙江、江西。招展机构设立主任1人、副主任2人、|协助本办展机构招展,招展人员之间的分工要注意发挥各自的特长,统筹协调。 招展人员的任务:

  闽南机构:1、服务旅游展区30个展位 2、 旅游产品展区50个展位

  闽北机构:1、服务旅游展区20个展位 2、 旅游产品展区30个展位I

  闽西机构:1、服务旅游展区20个展位 2、 旅游产品展区20个展位

  台湾机构:1、服务旅游展区40个展位 2、 旅游产品展区50个展位

  广东机构:1、服务旅游展区8个展位 2、 旅游产品展区20个展位

  江西机构:1、服务旅游展区5个展位 2、 旅游产品展区10个展位

  浙江机构:1、服务旅游展区7个展位 2、 旅游产品展区10个展位

  招展机构要求:1、必须共同遵守招展原则;不得跨区域招展;不得乱改展位费的收取。不得竞相压价。

  2、要加强招展机构的沟通,促进信息的'沟通。不得争抢同一家目标参展商。

  四、招展代理

  为了增加招展的业务网络,扩大业务规模,提高经济效益,本届展会设立7个排他代理,分别为闽南、闽北、闽西、台湾、广东、浙江、江西。

  代理商的资格:

  1、是从事代理招展的公司。

  2、过去有良好的代理业绩,熟悉旅游用品行业。

  3、有一定的数量的人员,代理的范围能够覆盖我们展会所设立的代理的范围。

  代理的聘用程序:

  1、取得必要的证明资料,对代理商进行资质验证,确定代理上的资质可靠。

  2、展会项目经理初步与代理商议定代理条件,项目总监审查代理条件。

  3、公司负责人批准代理条件,签订代理合同。

  本届招展代理商的代理期限是一届,期满后视代理的业绩和信誉等情况再决定是否继续聘用为代理商。

  代理商的权利与责任:

  权利:

  1、按合同规定收取佣金

  2、从办展机构获取招展必需的完整资料

  3、按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持

  4、在规定的时间内预订的展位能得到保证

  责任:

  1、按合同规定的代理形式和条件切实履行职责依法经营

  2、有责任对所代理的展览项目进行宣传推广

  3、定期向办展机构有关负责人汇报情况

  4、对办展机构划定的展位不得有异议

  5、按办展机构规定的价格(价格范围)招展,按时收取和缴纳参展款(含订金)

  6、不得对办展机构制定的参展条件作私自改动代理商佣金:本次展会各个代理的佣金为20%,要一视同仁平等看待。代理佣金支付时间和方法可以和办展机构协商制定。

  五、 招展宣传推广

  (一)、专业媒体

  <1>媒介载体

  旅游行业的专业媒体,如:

  1、专业杂志

  2、专业报纸,如《福建旅游报》等;

  3、专业网站,如上述专业杂志报纸的网络版和“中国旅游网”、“中华旅游网”、以及旅游行业相关展会的网站如“旅游博会”网站、“塑交会”网站等;

  会展行业的专业媒体,如:

  1、会展杂志,《中国会展》、《中国展会》等;

  2、会展报纸,《会展快报》(中国会展杂志社所有)等;

  3、会展网站,《中国展览总网》、《展览联盟》等。

  (二)合作方式

  1、以展位交换广告,同时尽可能多投软新闻;

  2、以广告交换广告,同时尽可能多投软新闻;

  3、付费购买广告,同时尽可能多投软新闻;

  4、对于关系好的媒体,可以共享客户资源,共享数据库;

  5、对于实力强的媒体,可以使其代理组织观众,甚至是组织参展商。

  注:对于合作的媒体,应列出合作内容清单,比如《软新闻投放媒体一览表》及《软新闻一览表》,便于对工作过程进行监控。

  二、大众媒体/主流媒体

  (一)媒介载体

  1、电视,如东南电视台、公共频道、等;

  2、广播,如“福州巴士广播网”等;

  3、主流报纸,人民日报,海峡都市报,东南早报等;

  4、网站,慧聪网、新浪、网易、搜狐等;

  5、全国企业黄页等。

  (二)合作方式

  1、电视、广播以硬广告为主,软新闻为辅;

  2、报纸、网站以软新闻为主,硬广告为辅;

  3、全国企业黄页只能是硬广告和企业信息刊登;

  4、尽量制造展会亮点,争取引起这类媒体的主动关注,从而制造软新闻,软新闻能更好地提高展会的美誉度。比如,组织这类媒体的记者进行产业新闻报道,行业人物专访,或召开行业高峰论坛,邀请业内专家、学者、行业领袖就行业发展趋势、近期热点话题、最新科研成果等进行研讨,以新闻发布会的形式将这类信息传递给记者和媒体的信息采编人员,由他们挖掘题材,从侧面宣传展览会。

  三、展会材料与户外广告

  (一)媒介载体

  这类媒介载体由展览会组织者自行制作。包括:

  1、展会材料

  (1)招商资料,如邀请函(预告性的简单邀请函和内容完整的正式邀请函)、传真件、调查问卷、征询表、信封、招商人员名片、门票;

  (2)会务资料,会刊、参展指南、观展指南、采访指南、资料袋等;

  (3)《会展快报》、《展会成果通报》之类的宣传材料等;

  (4)展览会网站。

  2、户外广告

  可以利用人流量较大的公共场所,如:机场、车站、码头、商业街道和广场、专业市场、市内主要街道与展馆周围等地点,以户外广告的形式,进行广泛宣传。具体形式有:路牌、墙体、灯箱、易拉宝、海报、彩虹门、升空气球、气模柱、大型布幔、条幅、彩旗、吉祥物、灯杆POP、电子显示屏等。

  (二)合作方式

  展会材料与户外广告由展览会组织者自行制作,它们可以作为展览会组织者与其他媒体合作的交换资源。尤其是会刊广告、户外广告(展场广告、市区广告)、展览会网站、会展快报

  等,都可进一步开发其广告资源,以增加与其他媒体交换的机会。

  四、主办、承办、协办和支持单位

  (一)媒介载体

  1、主办、承办、协办和支持单位的内部发文,以及对展会资料的派发;

  2、主办、承办、协办和支持单位的内部通讯、杂志报纸、自办刊物;

  3、主办、承办、协办和支持单位的网站

  4、主办、承办、协办和支持单位的客户资源

  (二)合作方式

  展览会具体组织者通常会与主办、承办、协办和支持单位签订合作协议,并支付一定挂名费用,而作为主办、承办、协办和支持单位也有一定的义务来宣传推广展览会。因此,可以加强与其相关部门的沟通协调,提出自己具体的宣传推广需求与合作方式,尽可能地使其履行义务。

  五、其他组织

  (一)媒介载体

  1、中国驻国外的大使馆、外国驻中国各大城市的大使馆;

  2、外经贸、贸促会、台办、侨办部门等;

  3、国内外商业性协会、大型采购代理商、经销商、进出口公司、贸易公司、批发零售商等;

  4、展览咨询机构;

  5、其他跨地区的组展机构(营销代理);

  6、同类大型展览会;

  7、参展商。

  (二)合作方式

  1、对于1、2类的组织,可由政府出面进行协调,争取获得他们的支持;

  2、对于贸易性组织或商人,可在贸易类媒体加强宣传攻势,吸引他们的注意力;

  3、对于展览咨询机构、跨地区组展机构和同类大型展览会,则可以

  (1)进行差异性资源整合,相互帮助组展或使其成为招展代理;

  (2)交换网站链接、会刊广告、展会现场帮发资料,或在展会期间召开新闻发布会等;

  4、对于参展商,可通过其发门票邀请客户等形式进行展览会宣传推广。

  以上展览会信息的传播方式除投放硬广告、软新闻外,还可以通过一些活动进行传播,如举办新闻发布会、记者联络会/招待会、参展商/观众供需说明会、产业发展论坛、会展论坛等。

  七、 会展招展函

  (一)展会概况

  1、组织机构

  a) 时间:20xx年8月1日

  b) 地点:福州市国际会展中心

  c) 主办单位:福州市人民政府

  d) 协办单位:福建省旅游局、福州市旅游局、福州市发展和改革委员会、福州市经济

  e) 会务执行:XX会展有限公司 f) 媒体支持:福建日报、海峡都市报、海峡消费报、闽南日报、福建经济电台、福建电视台

  2、 展会特色:本届展会组委会全新,实施规模化、市场化、差异化运作,两大“亮点”,打造展会。