我读了《要事第一》这本书,有如醍醐灌顶,受益良多。事固有轻重缓急之分,然事也有紧迫重要之别。常人区分前者则了然于胸,区别后者则煞耐思量乃至迷惘——事前有谋有断、心中有数,临事渗漏走作、遂失初心,事后每为弥近似而大乱真。缘何抉择紧迫重要之事常笼罩人的思维、蒙蔽人的心智?
盖未能体悟本书作者之卓见:“做正确的事比正确地做事更重要”。作者依此准则,按先后次序把事情分为四个层次:一是重要且紧迫之事;二是重要而不紧迫之事;三是紧迫而不重要之事;四是不紧迫且不重要之事。此分类法,以简御繁,将繁难之事梳理得脉络分明,眉目清爽,应用起来也至为便利。人生在世,有似磨坊驴马,盲目环行,研碎无用之岁月为粉屑;浮生哄乱忙碌,无殊群蝇于玻璃瓶中飞动,四飞触突不得出。
何也?只是“正确地做事”而非“做正确的事”,以致浪抛心力,虚耗时日。聊拈交际应酬一例明之,我们常招些不三不四之闲人,谈讲不痛不痒之废话,空耗不经不觉之时光,花费不明不白之冤钱。颇足以征世道人心:穷快活,无事忙,人情嫌简不嫌虚。要得大自在,须脱迷网;解网之途,唯作者拈示“要事第一”耳。诸葛亮读书之“观其大略”,陶渊明读书之“不求甚解”,均与作者本旨无独有偶矣;观其同而通之,可征理有常经,事每共势,变不离宗,奇而有法。
在开始写之前,真得感我的朋友,是他的督促和提醒促使我看了这本好书;同时也感谢公司发起了这样的活动。
几年前时间管理的书看过不少,每次总是感觉发现至宝样的买来看,也有许多收获;在这两天看完《要事第一》后,才明白,以前看过的是一种时间管理的工具书,而这本才是时间管理技巧。作者截然不同的时间管理方法,那就是以原则为中心的方法,它超越了推崇更快捷、更努力、更机灵的传统方法,不是给你提供另外一个时钟,而是给你一个罗盘——比速度更重要的是前进方向。
全书分为四个部分:时钟和罗盘、主要的问题是将主要事情放在主要位置、相互依赖关系的协作增效和以原则为中心的生活的力量和平静。从一种意义上说,这种方法是全新的;从另一种意义上说,它古老悠久,深深植根于永恒的经典原则,跟当前时间管理理念和“成功”论著所宣扬的权宜之计和不劳而获的方法截然不同。我们生活在一个喜欢走捷径的现代社会,然而,靠走捷径无法创造生活质量。
传统的时间管理观念是,通过提高办事效率,最终可以掌控自己的生活,提高对生活的掌控程度会带来你所追求的平静和满足,然而,我们不敢苟同。将自己的幸福建立在控制一切事情的能力上是徒劳无益的,我们的确可以控制自己的选择,但是我们控制不了选择所带来的结果。普遍规律或原则就能做到。因此,我们控制不了自己的生活,原则就能。这一概念是洞悉人们为何对传统“时间管理”方法感到失望的关键所在。
作者通过在书中分析了其他三代传统时间管理方法的优劣势,以及要事第一的重点和原则。告诉我们最新的时间管理方法和实用的时间控制技巧。由此使我们的生活成为毕生的工作,而不是令工作成为我们的生活。本书将有助于我们摆脱时钟的专制,重新找回自己的罗盘。这个罗盘将有助于我们能够快快乐乐的生活、关爱、学习并留下遗产。
“要事第一”,顾名思义是指重要的主要的事情要放在第一时间去完成。而在实际工作中我们往往是将认为急迫的紧要的事情放在第一时间完成。
本书通过四个象限来告诉我们如何区分事情的紧急性与重要性,从而告诉我们在平常的工作中应怎样去区分事情属轻属重,以及造成事情紧急性的原因,在平常工作中要注意哪些方面以避免出现紧急事件的情况。
第一象限包括四点:A危机B急迫的问题C最后期限迫近的项目D会议准备工作等。第一象限显得紧迫与重要,但我们要知道形成第一象限的紧迫与重要主要是因被延误及没有进行计划与预测及计划所致。第二象限包含准备工作、预防、价值、筹划、建立关系、真正的再创造与赋予能力。第二象限属于质量象限,属于重要但不紧迫的事情,但我们必须要去做,因只有这样才能避免出现第一象限包含的情况。第三象限包含干扰、电话;邮件、报告;某些会议;很多临近、急迫的事情及很多流行的活动。第三象限包括“紧急但不重要的事情”,而事实上它易给人造成假象,从而形成第一象限情况。第四象限包含琐事、打发时间的工作、某些电话,解闷,“逃避”行为、无关紧要的邮件及过多地看电视;第四象限属于既不紧急也不重要的事情,它是浪费象限,第四象限中的行为是堕落行为。这四个象限告诉我们如果在办事过程中不是以重要性而是以紧要性为出发点,就会出现第一第三甚至第四象限的情况,在平常的工作中,我们要加以区分,日常工作生活中往往事情越是紧迫,反而说明事情越不重要!像最近存货系统因急着想能早日上线,在运作过程中被卡住,故一心想着去解决软件中存在的问题,而忽略了与其他人员的沟通协调,存货上软件固然重要,但与公司整体运作相比就稍显其次,没合理分配其他人员手头事项,这样会导致其他问题的增多,从而会出现第一第三象限甚至于第四象限的浪费情况。
“要事第一”,告诉我们在日常的工作与生活中要从以下方面着手加以区分、预防:
1、要能区分事情的'紧迫性与重要性;
2、要以重要性为第一位,按重要性行事,而非紧迫性,避免“嗜急成瘾”;
3、以第二象限为杠杆,要提前预防、考虑事情操作过程中会出现的一些问题;以避免出现第三第一象限中的情况,进而形成第四象限的“堕落”现象;
4、与人沟通、形成良好的团队合作精神;它是公司发展壮大的另一重要因素,其重要性不可低估。
5、要将自己所做事情与四个象限进行对比分析,尽可能的避免出现紧急及浪费现象。
6、要定位角色,平衡角色,达到协作增效。
没有时间学习,没有时间陪伴孩子和老人,每日被所谓的紧迫之事所催促、所劳累,口头上挂着“忙啊”,终日风风火火、忙忙碌碌,似乎不这样忙碌不足以证明自己的有用和处理危机事务的能力,甚至不这样忙心里就慌乱。结果身心俱疲,静下来却又觉得一事无成,计划中想做的事情总是来不及做……是不是很熟悉的感觉和无奈?是不是为此沮丧不已、一筹莫展?读了《要事第一》,我才知道这是一种“紧迫性”生活模式。
美国“思想巨匠”史蒂芬、柯维博士和梅里尔夫妇合著的《要事第一》,为我们揭开了时间和事务管理的神秘空间,提供了另一种对待时间和生活的“重要性”模式,读来受益良多。最大的收获就是能通过检讨自己的生活模式,发现自己恰恰陷入了“嗜急成瘾”中,分不清什么是最重要的事情,只是按照其紧迫程度安排优先顺序,忽视了生活中最重要的事情,也留下了许多遗憾。遂决定践行书中所述原则,把最重要的事放在第一位,在生活中进行有效的自我管理。
那么,我们怎样才能做到把最重要的事放在第一位呢?
《要事第一》为我们提供了一个“罗盘”,把我们引向一条以原则为中心的生活道路。其核心问题有三:
1、第一个问题:如何确定什么事情是首要的、最重要的事?(确定基于原则的目标)
按重要性和紧迫性,作者将时间分为四个象限(见下表:时间管理矩阵),其中重要性与实现个人目标有关。即《要事第一》理论中的“重要性事情”,有利于实现我们的总目标而且使我们的生活丰富多彩、富有意义,然而它们却往往不会对我们的眼前有影响或逼迫我们赶紧去办,故而“不急”,也因此往往被我们忽视。要事第一理论的宗旨是将重要不紧迫的事放在首位,从而减少第一象限的事情,当然重要又紧急的事情来了之后要立马妥善处理。第二象限是质量象限,在这个象限,人们进行长期规划,预测和预防问题,防患于未然,被赋予能力,通过阅读和不断的专业培养来增长见识,提高技能,设想如何帮助正在奋斗的儿女,为重要的会议或者发言做准备,或者通过深入坦诚的交流来进行感情投资。这个象限多投入时间将提高我们的办事能力。计划、准备和预防可以避免许多事情转变成当务之急。
(时间管理矩阵表)这个矩阵如同一道强光,照出了我们时间管理和利用上的巨大缺陷:对燃眉之急立即反应,而对当务之急不以为然。不是吗?当人们被问到下面两个问题时,几乎都指向了一个问题,那就是多数答案都属于第二象限,但我们没有去做,而是把大多时间都花在了第一象限和第三象限。
1、在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底改观你的个人生活,但是你一直没有去做?
2、在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底改观你的工作局面,但是你一直没有去做?
现实比这个矩阵要麻烦的多,我们怎样才能确定某个时间什么事情最重要、又如何在生活中把它们放在首位呢?第二个核心问题能帮到我们。
2、第二个问题:如何利用我们的天赋满足我们的生活需求?(实现基于原则的目标)
不断思考生命的意义会让我们的生活更有目标,而是否能把最重要的事放在首位事关我们目标的实现。根据亚伯拉罕、马斯洛提出的需求层次论,人们有四项基本需求:身体和物质(生活需要),心智(学习需要),精神(目标意识,关爱需求),社会(留下遗产)。这些需求并非独立,而是相互平衡和协调。在相互交叉的部分,才存在内心真正的平衡、满足感和快乐,即生活才有了质量。哪一部分得不到体验和满足,都会影响其他部分。例如,如果你身体不好,或者身负债务又无力偿还,那么它可能成为吞噬你的精力和注意力的黑洞,此时,身体和物质这个没有得到满足的需求就会成为当务之急,成为迫在眉睫、占上风的因素。其他需要往往被忽视,最终生活质量的各个方面都会下降。
特别宝贵的是,《要事第一》在平衡四大基本需求方面重视了人的“不同角色”。因为在人生的每一个阶段,我们都会有不同的角色,每个角色都很重要,都包含四个基本层面的需求,在任何角色上的成功或者失败都会影响我们的生活质量。我们经常感觉到的困惑和痛苦,其表现就是来自各个角色之间的顾此失彼。如何才能做得平衡呢?《要事第一》理论告诉我们:开发人类的天赋!
人类有不同于动物的四大天赋:自我意识,良知,创造性想象力,独立意志。这些天赋造就我们人类的最高自由:做出选择、反应和改变的能力。这些天赋也是相互协调的都是创造生活质量所必需的。
1、自我意识:最有力的用途就是了解良知及其工作原理,通俗说就是觉醒。可以通过记个人日志来培养自我意识(这是第二象限的事)。记什么呢?根据书中的建议,我主要反思和审视自己一天的活动和思想,是不是符合“重要性”生活模式,对别人或自己做出的承诺是否兑现了,判断发生和参与的事情是否源自我的良知。
2、良知:是我们内心的导航仪,使我们能意识到何时何事最重要,使我们认识到自己独特的天赋和使命。也就是说,良知能让我们反复叩问自己:什么?为什么?怎样做?良知可以通过学习、聆听和反应来培养。书中举了英国作家查尔斯、狄更斯的例子,我很受启发。经历童年流浪街头的狄更斯,后来成为红极一时的作家,买了好房,组建了可爱的家庭,却也遭遇到了作家的“障碍”:一段时间无心写作,似乎才思枯竭,债务也不断攀升。他越来越焦虑,唯恐他的孩子们将来也会和他小时候一样流浪街头。一天晚上,失眠的他在街头漫步,看到了贫困的景象,看到了童工在工厂里加夜班时受到的不公平的非人待遇……他逐渐被看到的现实深深打动,并萌生了要为此做点事情改变局面的想法。作出贡献的念头激励着他,使他以前所未有的激情投入创作,笔耕不辍。于是,他的生活发生了变化,世界发生了变化:其大作《圣诞夜的卡罗》照亮了世界数百万人的生活。
3、独立意识:是我们的行动能力,使我们有能力超越自己的模式,逆流而上,能够按照自我意识、良知和远见采取行动的意志力。通俗说,即毅力。可以通过做出承诺并遵守承诺来培养自己的独立意志。
4、创造性想象力:我的理解就是与良知对接之后的愿景、未来规划,即实际创造之前的心智创造。在践行要事第一的过程中,我们需要根据良知写出使命宣言,创造性想象力能让使命宣言更加有威力,还能帮我们设想如何战胜困难和挑战、按照宣言生活。
3、第三个问题:六个步骤安排自己一周的生活(要事第一的程序)
以一周为时间周期安排生活,是要事第一的最大成效。与之前的每日计划相比,能提供更宽广的时间视野,事务安排上更有前瞻性,且易于反思、改正、完善。根据书中的步骤,我也开始试着制定一周日程表,使用后,更能不断反观内心,省察自己所写所做是不是符合要事第一的原则。同时,更能协调各角色之间的平衡、更新四个层面的需求。
总之,于我而言,在自我管理上是一个质的变化。