如何管理自己的时间,你会有效管理自己的时间吗?也许你会说,那么多年来,我每天都在管理自己的时间,而且看似还十分有效。就在阅读《谁背上了猴子》之前,我个人也是这么认为的,我们每天的生活不就是在管理自己的时间吗?
1974年威廉翁肯首次在《哈佛商业评论》上发表了《谁背上了猴子》,文章成为了迄今为止该杂志最畅销的两篇文章之一。不长的文章却告诉了我们每天经历的时间可以分为哪几类,几类时间是彼此关联的,管理好其中一类就可以更容易的管理好其他类别的时间;但如果管理不好其中某类时间,就会给你背上很多的猴子,重压之下虽然感觉忙忙碌碌、焦头烂额,但却并未取得好的效果。
文章将个人管理的时间分为受上司支配的时间、受组织支配的时间和由个人支配的时间,其中,由个人支配的时间又可以分为受下属支配的时间和自己自由支配的时间。
文章借用猴子生动形象地讲述了企业组织一旦受困于任务逆转,猴子就会跳回管理者的背上,而不是理应完成任务执行的下属身上。并通过职场情景再现的方式提出了如何成为专业管理者的六大规则,浅显易懂,实用有效。文章里例举了四个例子:
第一个例子是:当经理与他的第一个下属相遇时,下属说:“我们遇到了一个问题。”经理觉得这个问题需要他参与,而他当时对情况还不够了解,不能当场拍板,就表态说:
“让我考虑一下,我会给你答复的。”因此,两人碰面前,猴子在下属的背上,两人分手后,猴子就在经理的背上了,从此,经理就开始受下属支配了,一直到该经理把猴子归还给真正的主人喂养为止。
由此,经理从自己的下属那接过了责任,并承诺向下属报告工作进展情况。后期,下属可能还要经常来监督经理工作的进展情况。
第二个例子是:在一次会谈结束时,经理对第二个下属说:“把这个问题的备忘录给我送来。”如果只是要备忘录,而不是要求下属经过筛选后提供经理想要的东西,猴子就从下属背上跳到经理的背上了,而且,当时如果不能给予解决,猴子就要一直在他背上背着。
第三个例子是:经理要求第三个下属起草一份公关计划书,并且保证自己会向下属提供所有必要的支持,而且还表态:”需要帮助的话,尽管告诉我。”当下属在起草计划书时猴子还在下属的背上,但是,当下属起草完计划到经理审约批复的时间里,猴子就跳到经理的背上了,下属将处于无所事事的状态。
第四个例子是:第四位下属刚从另一个部门调入,要启动并管理一个新设立的业务项目,经理表示他们将尽快碰头制定出工作目标,并且表示自己将草拟一份初步方案,然后再找其讨论具体问题。此时,虽然下属拥有了新的工作和全部职责,但是这位经理却要自己采取下一步行动,经理将猴子主动要过来背在自己背上,导致下属无所事事。
为什么会发生这一切?因为在每一种情况下,不论有意还是无意,这位经理及其下属从一开始就认为问题是两个人的,而且经理还很主动地把猴子一个一个地接到自己的'背上,但是经理没有那么多的时间来喂养这些猴子,他要把大多的时间用来应付上司和公司要求做的事情上,为了应付这些猴子,他就要占用自己的自由时间。
由此,他陷入了恶性循环中,时间在白白地流逝。当他利用休息日加班加点时,他看到他的下属们正在打高尔夫,由此,他开始明白究竟是谁在为谁工作。
他还意识到,如果他按计划在周末完成要做的工作,他的下属将让更多的猴子跳到他的背上,他也猛然醒悟到:他越是往前走,就越会落在后面。于是,他开始思考怎样管理好自己的时间,想办法摆脱背上的猴子,把主动性还给下属。
通过背上的猴子这个比喻,让我们明白了,管理者要尽量把行动的主动性还给下属,并使下属始终保持这种主动性。同时提出了喂养猴子的五项原则:
原则一:要么给猴子喂食,要么开枪打死它。否则猴子会饿死,而管理者则要浪费宝贵的时间为猴子进行尸检,或者试图使猴子死而复生。
原则二:应该把猴子的数量控制在自己有时间喂食的极限之内。下属应尽量为管理者提供足够的猴子来喂食,但不能超过管理者的时间允许范围。给一只正常状态的猴子喂食不应该超过5—15分钟。
原则三:只应在事先约定的情况下给猴子喂食,管理者不应该四处捕捉饥饿的猴子,并不分青红皂白地捉一只喂一只。
原则四:应面对面或通过电话给猴子喂食,但永远不要通过邮件来进行(记住:如果采取下一步行动的人就是管理者了)。当然,喂食过程可以包括文件记录,但不能取代喂食本身。
原则五:必须为每只猴子确定下一次喂食的时间和主动性层次,只要双方同意,这些约定在任何时候都可以修改,但永远不能变成模糊或不确定的东西。否则,猴子不是饿死,就是最终落在管理者的背上。
在实际工作、生活中,我们既是管理者也是被管理者,因此如何规划好时间,提高效率,处理好各方面的任务,不仅要求我们从理论上认识清楚,也需要我们遵照这些原则去践行,切实高效管理好自己的时间。
而这一切最重要的就是要懂得授权。虽然授权说起来容易,但由于个人情感、对权力的普遍观念等因素,如何有效授权是每个管理者必须具备的能力。
在我们的工作、生活中,需要做到的就是懂得把背上的猴子有效的安排给下属来喂养,这样自己才能空余出更多的时间用于完成更为重要的任务,喂养更加重要的猴子,也只有这样,才能取得更大的成功,想通了这点,也就真正懂得该如何授权了!