答复函格式范文

黄飞

  答复函格式范文

  概述

  答复即复函,属公函的一种。

  复函是机关、单位为答复来函一方面商洽、询问或联系事宜而使用的一种公文,既可用于上级机关对下级单位的答复之用,也可用于平行机关或不相隶属机关的答复。复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复,同时具有某种批复、批示的性质。

  答复函是对询价函的回复。答复函也由开头、正文、结尾三部分组成。

  1 开头

  与普通书信一样,其顶格书写称谓,即询价者的尊称。称谓后面加冒号。

  2 正文

  分三步完成:回答询价函中的问题,有问必答;以热情的口吻欢迎对方尽快订货;可提供一些对方所问范围之外的信息,既体现了服务的热情与周到,也可起到一定的促销作用。

  3 结尾

  与普通信函一样,为落款和日期。落款标明复函者的姓名,日期为复函时间,要年、月、日俱全。

  ××××商贸公司:

  感谢你们八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、皮包向您们报价。

  前封函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种。至于其他品种,我们所说的发货日期只是大概的估计,但不会超过所说日期一个月。

  我们报价的所有品种都由高质量皮料制成,设计多样,色彩丰富,是可以满足像您们这种高级时髦贸易的要求。

  盼望收到您们的订货,并寄上商品目录一份,您们也许会对我们的其他一些产品产生兴趣。它们包括皮手套和女用皮包。商品目录会给您们提供我们货物的基本情况,但不可能对您们的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问,我们将乐意解答。

  ×××皮革制品营销部

  20 ××年×月×日

  我们知道,答复函(报价函)是针对询价函而写的,所以,答复函必须有针对性,不能答非所问。

  这封报价函,不仅有针对性,且措词十分得体。

  因为是答复函,语气比询价函要谦恭一些。“很高兴"、“乐意”等词语的运用,既是向对方表示良好的服务态度,又表达了对对方应有的尊敬。

  另外,撰写者在有问必答的`同时,也做到了留有余地。比如:“我们所说的发货日期只是大概的估计,但不会超过所说日期一个月。”既回答了对方,又没把话说死;既表明了自己的诚意,又为自己留下了回旋的余地。

  最后,在回答了对方的问题之后,撰写者还巧妙地向对方介绍了其他产品,从而增加了信函的容量。

  范文

  XXXX先生:

  x月二十日有关第645号定单的来信收到。

  得知错运货物,本公司感到抱歉。正确的货物已安排空运,应于一周内运抵。有关文件将加函寄上。

  烦请暂存错运给贵方的货物。

  如有任何疑问,欢迎与本公司联络。对于是次错失,谨再次表示歉意。

  销售部主任

  xxxx年5月20日