拟办意见是办公室文秘人员在来文处理过程中所撰写的应由哪位领导审批、哪一部门承办以及承办过程中可能涉及到的事项提出的初步处理意见，它是供领导批办文件的重要参考依据，是办公室在文件处理时发挥参谋助手作用、节省领导工作时间的有效措施之一。拟办意见的撰写非常重要，要根据来文的内容和需要解决的事项，视不同问题、不同要求、不同情况撰写不同的“拟办意见”，不要统统写成“请××领导阅示”或“请××领导批示”等一个模式。
一、拟办意见撰写的范围
（一）上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；
（二）本机关所属部门或下级机关主送本机关需要答复的'文件
拟定重点的暑期目标，主要围绕学习、成长方面的目标。比如：
（三）平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件
（四）一些重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级机关主送机关的情况报告和信函。
二、拟办意见撰写的前期准备
拟办意见的撰写看似简单，但要写出恰当的拟办意见并非易事。要写好拟办意见，首先必须认真阅读文件，吃透文件内容，全面了解文件所提出的问题和要求，具体要做好以下几个方面的前期准备工作：
（一）弄清来文主送和抄送机关，已发或应发的领导和部门，初步确定批办和阅知范围。
（二）根据文件的标题和内容，确认来文是请示性还是报告性文件，来文中提出了什么问题，是否需要办理。如果来文在结尾写有“如有不妥，请批示”，“不妥之处，请予批示”等，就属于可办可不办的范围。掌握的原则是有问题需要答复为“批办”，无问题不需要答复为“阅知”。
（三）弄清来文的内容与何人何部门有关系，是何人何部门主管，需要何人何部门了解，从而根据领导分工确定由谁或哪个部门承办，涉及到几个部门承办的由哪个部门牵头，应由哪位领导批示需要哪些领导和部门阅知。
（四）弄清来文的密级和紧急程度，以便分清急缓，本着方便工作、有利保密的原则，确定分送范围。对绝密文件按绝密文件的处理规定办理。