一、意见的概念
意见的本意是人们对事物所产生的看法或想法。在办公室公文中，意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。
二、意见的特点
(一)针对性
意见一般都有特定的对象，这样才能体现其严谨负责的原则。
(二)时效性
意见的表明一般是在一定的时限内，这就保证了意见要及时地传达给有关部门或者领导。
(三)建议性
意见往往是对事物或者规定制度等的看法与要求，具有建议性的特点。
三、意见的`分类
意见大体上可以分为规划性意见、实施意见和具体工作意见三种。
四、意见的写作格式
意见的写作格式一般由开头、主题和结尾、落款组成。
(一)开头
意见的开头要概括性说明制定意见的缘由、目的或依据，经常用的引导语是“现提出如下意见”，并且作为承启语转入意见的主体部分。
(二)主体
主体部分解决“如何认识”和“如何解决”这两个问题。内容安排应该先写指导性意见，后写具体怎么做，内容较多、篇幅较长的意见，可以用序号或小标题形式排列，以使得意见的结构条理清晰明了。
意见正文的基本结构：由引言、主体和结尾三部分。
【基本框架】
1、是什么——为什么——怎么办;
2、是什么——为什么——怎么办——怎么样(要达到什么要求);
3、背景与目的(重要性、必要性)——工作举措——工作要求;
4、背景与现状——必要性或原因理由——工作要求;
5、目的——理由——安排——要求。
(三)结尾
上报的意见，结尾可提出请求批转的要求，如“以上意见如无不妥，请批转各地(单位)执行”。下发的意见一般要求下级结合本单位的实际情况贯彻执行，如果有困难可以先自行解决，如果自己不能解决然后再上报协同解决。
(四)落款
署名和成文日期。
五、意见的注意事项
(一)意见是就贯彻执行上级精神时提出带有引导、说明、宣传、阐释意义的指导性文件，语气要相对缓和，不应使用命令性的强制口气。
(二)意见中应该以说理的表达方式为主，要求说理简洁明了，不要使用写论文或宣传材料的手法做全面论述。
(三)意见大多是生活中出现的新问题的解决方案。所以，意见的写作要注意选题，应该深入调查研究，掌握第一手资料。
六、意见的发布机关或单位