一、贺信的概念
贺信是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单位或个人取得的成就、获得某种职位、组织的成立、纪念日期表示祝贺的一种专用书信。
今天贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作贡献的一种常用形式，它还兼有表示慰问和赞扬的功能。它是从古代祝辞中演变而来的，它既可以宣读，也可以通过邮寄送达对方。
二、贺信的基本写作格式：
标题、称谓、正文、结尾、落款
(一)标题
贺信的标题通常由文种名构成。 通常在第一行正中书写“贺信”二字。有的还在“贺信”或“贺电”的前面加上谁写给谁的内容，或者写明祝贺事由等。个人之间的贺信、贺电也可以不写标题。
(二)称谓 ：
顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如 “同志”。称呼之后要用冒号。
(三)正文 ：
贺信的正文要交待清楚以下几项内容：
第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。
第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信 ，要概括说 明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清楚祝贺的原因。
第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情， 由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写些鼓励的'话，提出希望和共同理想。
(四)结尾 ：
结尾要写上祝愿的话。如“此致——敬礼”、“祝争取更大 的胜利”、“祝您健康长寿”等。
(五)落款 ：
写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。
三、贺信写作应注意的事项
贺信要体现的是自己真诚的祝福，是加强彼此联系、增强双方交流的重要手段。所以贺信要写的感情饱满充沛。冷冰冰的陈述、评价是表达不出贺者心愿的。
贺信内容要真实，评价成绩要恰如其分。表示决心要切实可行。不可空发议论，空喊口号。
贺信与贺词有所不同，不要将贺信写成贺词。贺词内容篇幅长，而贺信要求简单短小，不宜长篇大论。语言要求精炼、简洁明快，不堆砌华丽词藻。篇幅要短小精悍。