1.用正式公文下发通知的会议，往往比较重要。写作的原则是：明确具体。即让接到通知的人员在思想上明确会议的各项要素，在行动上知道接下来该怎么做。下图中的通知既没有主送单位，又没有明确的参会人员，应该避免。
2.简明的会议通知应包含如下元素：召开会议的单位、会议主要内容，会议时间、地点、参加会议的人员等。这类会议通知，往往用一段话把以上要素包括在内即可。
3.还有一些比较正规、重要、议程较多的会议，往往还要明确参会人员的报到时间、地点、食宿安排等，有的还要写明会议的中心议题、主要议程，需要参会人员做什么准备等等。这类会议通知，往往在一个自然段里写不清楚，比较凌乱，可以分为几个要点来写。如：一、会议内容;二、时间及地点;三、参会人员;四、注意事项等等。
4.在格式上。正文前要顶格写通知发往的单位，正文后要注明会议组织者的联系电话。最后落款，注明发文单位、日期，有时要盖章，以示严肃、正式。
5.有的会议需要参会人员提交回执，可以在附件中规定回执格式，一般包括与会人员的单位名称、姓名、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等。有时为了便于外地人员参会，还要附带报到地点的.交通路线、位置示意图等。
注意事项：
(1)应提前将通知下发相关单位、人员。一般会议提前两三天，重要大型的会议，需要提前一周乃至半月制发会议通知。
(2)会议通知的目的是让相关人员能够顺利参会，内容要令人一目了然，不缺项漏项。
范文1
会议时间：
20xx年5月31日
14:00-16：00(建议大家提前10分钟到达)
会议地点：
总部 201 会议室
会议目的
检讨5月份销售达成情况，找出当前存在的问题，并制订出解决方案;
预期成果
找到影响5月份销售额达成的三个重要问题;
寻求合理解决方案，制订行动计划;
会议议程
14：00 会议开始 (5分钟)
14：05 5月份销售总结(5分钟)
各片区通报情况(20分钟)
14：30 影响销售达成的三个问题(20分钟)
意见汇总(10分钟)
确定重要性最高三个问题解决方案(25分钟)
15：25 制订行动计划(20分钟)
15：45 确定会议成果
15：55 陈总总结发言
16：00 会议结束
参会人员
陈xx-会议主持
韩xx-会议记录
陈总-总结发言
苏xx经理-主题发言
各片区经理-每人3分钟发言
产品经理-参与小组讨论
会前准备资料
1.各片区销售数据;
2.新产品资料;
3.去年同期销售数据;
4.您认为当前最需要解决的问题。
范文2
关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知
各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位:
为贯彻中发〔xxx2〕3号和国转联〔xxx2〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署xxx2年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在xx召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下:
一、出席会议人员
各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。
省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)处长各1名。
军队出席会议人员的通知由省军转办另发。
二、会议时间、地点
会议定于6月18日在xx双门楼宾馆(xx市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到;省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8:15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。
三、其他事项
各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。 中共xx省委办公厅
xx省人民政府办公厅
xxx年六月十五日