会议纪要的写作方法及范例

马振华

会议纪要的写作方法及范例

  一、会议记录的写法

  (一)标题

  标题由会议名称加文体名称组成,就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本,连“记录”二字也可省略,只写会议名称即可。

  (二)会议组织概况

  1.会议时间

  要写明年、月、日,上午、下午或晚上,×时×分至×时×分。

  2.开会地点

  如:“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。

  3.主持人的职务,姓名

  如:“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。

  4.出席人

  根据会议的性质、规模和重要程度的不同,出席人一项的详略也会有所不同。

  有时可以只显示身份和人数,如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。

  如果出席人身份复杂,如既有上级领导,又有本单位各部门的主要领导,还有各种有关人员,最好将主要人员的职务、姓名一一列出,其他有关人员则分类列出。

  5.列席人

  包括列席人的身份、姓名,可参照出席人的记录方法。

  6.缺席人

  如有重要人物缺席,应作出记录。

  7.记录人

  包括记录人的姓名和部门。如:××(××办公室秘书)。

  (三)会议内容

  这部分随着会议的进展一步步完成,没有具体的固定模式。一般包含有以下方面:

  会议的'议题、宗旨、目的;

  会议议程;

  会议报告和讲话;

  会议讨论和发言;

  会议的表决情况;

  会议决定和决议;

  会议的遗留问题。

  这些是一般会议都有的项目,但侧重点会有所不同,先后次序会有所不同。

  (四)结尾

  可将主持人宣布的散会一项记入,也可以将散会一项略去不记。

  最后,由主持人和记录人对记录进行认真校核后,分别签上姓名,以示对此负责。

  二、范例

  时间:1998年9月1日

  地点:公司会议室

  出席人:公司各部门主任

  主持人:马燕(公司副总经理)

  记录:祁迎峰(办公室主任)

  一,主持人讲话:今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。

  二,发言:

  技术部朱总:类似的办公软件已经有不少,如微软公司的WORD,金山公司的WPS系列,以及众多的财务,税务,管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向,如果没有特点,千万不能动手。

  资料部祁主任:应该看到的是,办公软件虽然很多,但从专业角度而言,大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉,而书信这一部份也大多是英文习惯,中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件,在技术上很有特点,但中国运用文方面的编辑十分简陋,离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。

  市场部唐主任:这是在众多航空母舰中间寻求突破,我认为有成功的希望,关键的问题就是必须小巧,并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰,这就必须考虑到兼容问题。

  各部门都同意立项,初步的技术方案将在十天内完成,资料部预计需要三个月完成资料编辑工作,系统集成约需要二十天,该软件预定于元旦投放市场。

  散会。

  主持人:(签名) 记录人:(签名)