办公用文通告写作

王明刚

  一、通告的概念

  通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

  二、通告的特征

  (一)用于宣布一般性事项,有别于公告宣布重大事项。

  (二)通告只在国内一定范围内公布,有别于公告向国内也向国外公布。

  (三)通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布,有别于公告只能由地位较高机关发布。

  (四)通告不写抬头,无主送单位。

  三、通告的种类

  周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。

  执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范,具有一定的强制力。

  四、通告的写作格式

  通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

  标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况,也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

  正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据,事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的,应简洁明了,叙述清楚,通俗易懂,便于掌握。结尾部分可提出要求、希望,并用“特此通告”作结。有时也可不写,形式比较灵活。

  署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。

  五、通告的特点

  1.法规性 通告常用来颁布地方性的法规,这些法规一经颁布,特定范围内的部门、单位和民众都必须遵守、执行。例如,《××省无线电管理委员会办公室关于清理整顿无线电通信秩序的通告》,对有关事宜作了八条规定;《××市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告》,为改善交通秩序和市容环境,作了五条规定。

  2.周知性 通告的.内容,要求在一定范围内的人们或特定的人群普遍知晓,以使他们了解有关政策法令,遵守某些规定事项,共同维护社会公务管理秩序。

  3.实务性 所有的公文都是实用文,从根本性质上说都应该是务实的。但它们之间还是有一些区别,有的公文只是告知某事,或者宣传某些思想、政策,并不指向具体事务。通告则是一种直接指向某项事务的文种,务实性比较突出。

  4.行业性 不少通告都具有鲜明的行业性特点,如税务局关于征税的通告,机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告,银行关于发行新版人民币的通告,房产管理局关于对商品房销售面积进行检查的通告等等,都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告。因此,通告行文中要时常引用本行业的法规、规章,也免不了使用本行业的术语、行话。