留学推荐信必须了解的7个知识点

王明刚

留学推荐信必须了解的7个知识点

  一、 推荐信的意义

  推荐信,Reference Letter或Recommendation Letter,(以下简称RL)在留学申请中的重要性自不必说,很多时候一封牛推可能直接让你拿到dream school的offer;往小了说,一封充实可靠的RL也会给你的申请加分不少。因此,申请者们必须要重视推荐信的选取、写作和最后的提交过程。

  二、 推荐信/推荐人的分类

  关于推荐信的分类,可以这样看:首先是根据推荐人的不同分为国内和国外;而根据推荐信的内容又可以分为课程RL、科研RL、实习RL三类。根据同学们不同的申请目标,对于不同类型的推荐信的侧重点是不一样的。

  申请master要体现自己的综合背景:比较好的一个搭配是一位课程老师,一位科研老师,一位能够肯定你工作能力的老师,从三个不同的方面褒扬你。而一般学校也正是要求三位

  推荐人,如果你有实习,请你的实习负责人写推荐信当然也最好不过。特别是对于商科硕士,实习类推荐信的比重最好能够大一些。

  如果是申请Ph.D.:最好3封推荐信都是与科研相关,如果科研成功不够丰富,则可以有一篇与课程相关,务必强调你的科研能力。

  无论是申请master还是申请Ph.D.,推荐人和你的关系不仅仅局限在上课或是research或是其他能力,如果有这样的老师,你可以某一封推荐信里面两者都强调。除此之外,在推荐信中也可以穿插平时表现,包括组织能力、个性特点等。

  在选择推荐人的时候,可以遵循下面这个原则:

  业界大牛>与海外有合作关系的老师>通过暑期项目认识的海外老师>国内普通老师

  三、 找推荐信的误区

  在找推荐人时,大家喜欢找自己所在院系的主任、院长来写,认为他们的名气大、职位高,这是一个比较常见的误区。首先,这些推荐人并不一定对你很了解,他们写出来的推荐信内容可能不是很充实、很有作用,其效果可能还不如找一个了解你的任课老师。其次,像职位较高如院长这样的推荐人,平时非常忙,不会固定时间去查看提交推荐信的邮件,所以很有可能会耽误时间,作为学生也不好去催促他们,最后非常尴尬。所以如果一定要找这样的推荐人,最好留出足够的`时间,而且最好多找一个推荐人,以备不时之需。

  四、 如何找一封牛推

  牛推对于申请的作用是不言而喻的,一封牛推很可能能够直接让申请者拿到dream school的offer,但我们要通过什么途径去找呢?

  首先是国际会议,同学们可以根据自己的专业和申请方向搜索一些感兴趣的会议,然后申请报名参加。在会议中会遇到一些相同方向的教授,大家会在一起交流。这时候,同学们可以抓住机会向教授展示自己,给他们留下一个不错的印象。

  之后可以通过这个来套磁,定期跟教授交流一些自己的情况,如果能够套到教授的一些暑期实习,对于牛推就又近了一步。

  不过这里需要注意的是:简单的交流不会给学生带来一封有内容且有质量的推荐信,但可能会开启一个科研或实习机会的大门,进而拿到一封牛推,并开阔自己的眼界,所以同学们尽可能的尝试。

  五、 对于不同老师要推荐信的流程

  对于国内老师,首先你和老师说一下你要申请,需要对方帮你写推荐信。当然不是他真正地要“写出来”,而是你准备好草稿,然后给对方看一下。对于大多数老师,都比较有这方面的经验,但你还是需要给老师解释一下你是自己准备。如果老师同意的话,你把写好的推荐信给老师看一下。通常老师也不会做太大的改动。最后你要当面和老师交流一下推荐信问题,并且和老师确定一下是他给你网上提交,还是他给你link你自己提交。

  对于国外老师,大多数都是自己写推荐信,找国外老师要推荐信你要谨慎,因为你不知道对方是否能给你写一封positive的推荐信。如果他对你的评价是negative的,这对你的申请是相当不利的,所以务必提前和老师确定要写一封positive letter。

  如果是暑期项目前问老师要推荐信,建议给老师准备一个packet,让对方更了解你,建议放以下的材料:

  a. A summary of research project you worked on

  b. A sheet of paper listing all related courses you have taken

  c. A list of extracurricular activities and awards/competitions

  d. Your statement of purpose (可能当时没有,这个可以之后再准备)

  e. 学校专业名单list以及deadline

  你把a、b、c、d、e放在一起,最上面要放上一张纸,内容包括:

  1) a recent photo of you(怕老师不记得你的样子)

  2)Directions:譬如告诉老师please address the reference letter by November 30,记住要给老师的deadline早于实际的deadline

  3)confirmation information:譬如please send me email after you send this off. If I don't hear you by November 30th, I will send you an email reminder.因为老师可能会忘记帮你提交,所以你提前这么写好,即使之后催他,他也不会厌烦的。

  注意:大多数同学只在美国待一个暑假,9月份就回国。所以大家要提前在美国找一个靠谱的小伙伴,到时候让他在11月份的时候把东西转交给老师

  不管是国外老师还是国内老师,总有老师对写推荐信是有原则的,譬如他最多只写8封推荐信,或是你申请的某些学校他不能同时写推荐信。如果遇到这样的事情,你需要再找额外的推荐人。

  六、 提交推荐信的具体过程

  1. 不同网申系统中的推荐信提交方式不一定,但大部分学校我们是可以在网申提交之前就submit推荐信;少部分学校需要网申提交之后才能提交。对于后者,要求你在deadline之前把网申提交了,我们建议至少提前2-3天提交。如果需要你帮老师提交推荐信,老师给你提交推荐信的link之后请尽快提交,以免link过期无效。

  2. 如果是推荐人提交推荐信,而且联系到推荐人并不容易的话,那么你需要和推荐人沟通好时间。譬如有的推荐人喜欢在一个比较集中的时间提交推荐信。其实对于学生来说,通常是集中一个时间来填写网申的,所以你的推荐人也会集中某个时间收到推荐信的提交link。默认情况是:你在填网申的时候一并填写推荐信信息并给推荐人send request(即发送推荐信提交link)。

  3. 如果推荐人没收到link,你要提醒他们去垃圾邮箱里面看一下(这种情况发生频率比较高)。

  4. 你自己提交推荐信的时候会发现,在推荐信系统中不光只是upload推荐信或是粘贴,还需要回答一些short questions,以及选择在推荐人眼中你某些方面ranking是多少。通常ranking我们的经验选择5-10%居多,如果你特别出色,觉得这个老师也特别喜欢你,那么也可以选择的更top一点。Short question有两个最常见问题:1. how long have you known the applicant? 2. In what capacity do you know the applicant? 这个问题意思是你怎么认识申请者的。回答方式譬如:I have known the applicant since she took my course of xxx. 还有些其他问题,可以从推荐信中去摘抄,或是直接空着,最后upload一个letter就行。

  5. 给老师的推荐信link是可以重复发送的,这个在网申中找到对应的推荐人信息,点旁边的resend就可以。

  6. 注意:如果你自己提交推荐信,要注意回答的多样化。一方面表现在推荐信本身的内容、语言风格和模板方面,另一方面在领域,ranking的选择以及short question回答方面也要保持差异,这样才能显示出每个老师的差异。

  7. 要注意交推荐信的时间点。有些学校推荐信提交后,会给申请者发邮件通知,同时申请者也可以在学校网申系统中看到还有哪个推荐人没有提交。一般来说,推荐信最好能够在学校申请的Deadline之前提交,如果实在有特殊原因,可以在DDL之后的一周内提交,问题都不大。所以,这里再次提醒同学们注意时间规划及提交网申,给老师充裕的时间提交推荐信

  8. 关于提交推荐信过程中和推荐人的交流,申请者也要注意保持不卑不亢,不要对申请人的催促过于急躁。毕竟教授或者各院系的主任、院长或者公司的经理可能比你想象的还要更忙一些,对于他们来说提交学生的推荐信并不是top priority。而且他们也是之后一学年需要一直面对的老师,关系不要因为这个搞僵。如果实在要催,可以隔一几天问一下,手段可以从邮件短信过渡到电话、面谈,沟通时要注意态度。

  七、 一些策略和技术性问题

  1. 申请系统会记录IP地址码?

  网上提交推荐信的时候,如果要记录IP地址,很容易。但是截止到现在,没有听说过任何学校因为这个为难申请人。当然,我还是建议同学们在提交时换电脑换IP,系统是否跟踪记录推荐人这种事情,没人能事先预料,前途和学业经不起“万一”。

  2. 如何跟教授确定一封好的推荐信?

  国外老师大多数都是自己写推荐信,所以找国外老师要推荐信你要谨慎,因为你不知道对方是否能给你写一封positive的推荐信。如果他对你的评价是negative的,这对你的申请是不利的,还不如你找国内老师写的推荐信,你自己有控制权,虽然对你申请没有帮助,但也不会有坏的影响。向国外老师要推荐信之前,首先你自己要确定这个老师至少认识你,并且他对你能力有所评价(譬如上课表现,research,合作等)。之后,你需要向老师提出要推荐信。你不能直接说:Can you write me a reference letter? 即使老师同意,你也不知道他写的letter是strong还是weak。

  3. 在和国内老师讨论时,是否要提前准备好自己写的推荐信?

  如果是国内老师,无论老师是否愿意自己给你写,你自己都可以事先准备好一份不用太夸张,却有理有据的推荐信。虽然有些老师会给你改,甚至亲自写,但那是他们的事情,同

  时你也应该知道,一般老师的英语水平不一定比考过TOEFL、GRE的你强,全是语法错误的推荐信也不一定对你有帮助,而且你准备好推荐信内容给他们省时间老师也会比较乐意,同时可以排除他们写negative内容的风险。

  4. 如果是异地是否可以发邮件和老师沟通推荐信的事情?

  如果条件允许,最好可以当面问老师要推荐信。如果条件不允许,发邮件和老师联络也是可以的。在邮件中,我们通常必须要提及:

  你是谁?

  和老师的关系(老师有时可能会忘记,这就需要学生通过简短的语言要描述来提醒)。

  要推荐信的作用(升学、留学、就业等)。

  申请学校的个数(通常学生申请学校的个数都会在五个以上,所以要提前告知老师

  让其有所准备)。

  随信附上CV (让老师更多的了解你)。

  设置邮件落款(除了一般的姓名、所在院系、联络方式,最好加上自己的个人主页链接,方便老师以最快的速度了解你)。