如何写会议邀请函

李盛

如何写会议邀请函

  一、会议邀请函的含义

  会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双重作用的会议文书。

  邀请函用于会议活动时,与会议通知的不同之处在于:邀请函主要用于横向性的会议活动,发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人,也不属于本组织的成员,一般不具有法定的与会权利或义务,是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等,以发邀请函为宜。

  而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议,或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议,如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说,参加会议是一种责任,因此只能发会议通知,不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时,要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知,而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。

  二、会议邀请函的基本内容

  会议邀请函的基本内容与会议通知一致,包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。

  三、会议邀请函的结构

  1.标题

  由会议名称和“邀请函(书)”组成,一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样,如:《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”

  2.称呼

  邀请函的发送对象有三类情况:

  (1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

  (2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的.”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

  (3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。

  3.正文

  正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用“特邀请您出席(列席)”照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。

  4.落款

  因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

  5.成文时间

  写明具体的年、月、日。

  【范文一】

  感谢各位领导长期以来的关心和帮助!______________自从2012年____运行以来,在贵局的关心支持下,工作开展正常有序。为了更好地推进______________补充医疗保险工作,总结20____年上半年工作,特邀请贵局领导参加我公司在绥江县举办的20____年上半年工作分析会,会议相关事宜安排如下:

  一、会议内容

  分析20____年上半年度全市__________________工作和下半年工作部署。

  二、邀请参会人员

  ________局长,__________副局长,__________副局长,____________科长及相关人员,______科长及相关人员;各县区____长、____________长,________股长,______股长。

  四、座谈会时间及地点

  会议时间:20____年____月____日14:00~18:00在__________酒店报到,会议20____年____月____日,会期一天。

  会议地点:__________酒店 楼会议室

  住宿地点:__________酒店

  五、联系方式

  联系人:______ 电话:135________________

  ______ 电话:186________________ 传真:________-______________

  安排相关参会事宜。

  ______________________公司 20____年__月____日

  【范文二】

  20____年春节联欢晚会邀请涵

  在我们中华民族传统节日——春节即将到来之即。首先,我代表____单位全体工作人员,

  向默默地关怀、厚爱、支持____单位的各位同仁表示感谢!

  在此,____单位为答谢您长期以来的支持,精心准备了一场精彩的春节联欢晚会。 真诚邀请您届时捧场。

  活动时间:20____年____月____日晚____点

  活动地点: ____单位文体广场

  ____单位 20____年____月____日