单位公函格式详解

王明刚

单位公函格式详解

  公函,正式或官方书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用一种文体。公函使用范围很广,平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函,上下级之间联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。下面是单位公函格式详解,请参考.

  一、函涵义和用途

  函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 函使用范围极广,使用频率极高,可谓公文中轻武器。具体来说,函用途主要包括四个方面:

  1、平级机关或不相隶属机关单位之间公务联系,往来。 2、向无隶属关系业务主管部门请求批准有关事项。

  3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系机关请求批准事项。 4、机关单位对个人事务联系,如复群众来信等。 二、函特点

  1、使用广泛性。函使用不受级别高低,单位大小限制,收发函件单位均以比较平等身份进行联系。上至国务院,下至基层组织,企事业单位,社会团体都广泛地使用函。 2、行文多向性。函可以上行,下行,但大多数函作平行文。

  3、用语谦敬性。不论什么类型函,用语皆得注重谦恭有礼,尊重对方,力求得到对方更多理解和支持。函是最注重使用文言词汇公文。函是公文中最富有文学性文种。 三、函类型

  1、商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作,联系有关事宜函。如人员商调,联系参观学习等。

  2、询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题函。询答函实际上又可分出询问函和答复函。有些不明确问题向有关机关和部门询问,用询问函。对机关和部门所询问问题做出解释答复,用答复函。询答函涉及多数是问题而不是具体工作。 3、批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项函。批请函实际上又可以分为请批函和审批函。请批函用于向不相隶属主管部门请求审批事项,而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位请批事项。 4、告知函。即告知不相隶属机关有关事项函。

  以上是按内容和用途对函所作分类。若按照文面格式分类,函可以分为公函和便函。若按照行文去向分类,函又可以分为去函和复函。 四、函结构和写法 (一)标题

  函标题一般由发文机关,事由和文种构成,有时也可以只由事由和文种构成。

  (二)正文

  1、开头。写行文缘由,背景和依据。

  一般来说,去函开头或说明根据上级有关指示精神,或简要叙述本地区,本单位实际需要,疑惑和困难。

  复函开头引用对方来文标题及发文字号,有复函还简述来函主题,这与批复写法基本相同。继而,有复函以现将有关问题复函如下一类文种承启语引出主体事项,即答复意见。

  2、主体。写需要商洽,询问,答复,联系,请求批准或答复审批及告知事项。函,或去函和复函事项一般都较单一,可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂,则分条列项书写。

  3、结语。不同类型函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复,则结语常用特此函告,特此函达。若是要求对方复函,则用盼复,望函复,请即复函等语。请批函多以请批准,请大力协助为盼,望能同意,望准予××是荷等习惯用语收束。复函结语常用特此复函,特此回复,此复等惯用语。也有函不写结语。 五,注意问题

  1、注意批请函与请示区别,向有隶属关系上级机关请求指示,批准事项用请示,而向没有隶属关系业务主管机关请求批准有关事项,则用请批函。主管机关答复请求审批事项,用审批函。

  2、开门见山,直奔主题。无论去函还是复函,都不要转弯抹角,切忌空话,套话和发空泛议论。

  3、一文一函,简洁明。

  4、语言要规范得体,并体现函用语特色。发函要使用平和,礼貌,诚恳语言,对主管机关要尊重,谦敬,对级别低单位要平和,对平行单位和不相隶属单位要友善。切忌使用生硬,命令性语言。复函,则态度要明朗,语言要准确,避免含糊笼统,犹豫不定。